Pennod 1: Gofynion ar ddarparwyr gwasanaethau (Rhannau 2 i 8 o'r Rheoliadau)

Sylwch ar Bennod 3: Gofynion eraill ar ddarparwyr gwasanaethau a mân ddiwygiadau (Rhannau 13 ac 14)

1.1 Gofynion cyffredinol ar ddarparwyr gwasanaethau (Rhan 2 o'r Rheoliadau)

Bwriad y gofynion cyffredinol yn Rhan 2 o'r Rheoliadau yw sicrhau bod darparwyr gwasanaethau'n rhoi trefniadau llywodraethu ar waith i helpu i sicrhau bod y gwasanaeth yn gweithredu'n hwylus ac i sicrhau bod sylfaen gadarn ar gyfer darparu cymorth o ansawdd da i unigolion. Mae hyn yn cynnwys y canlynol:

· Gosod bwriad a chyfeiriad trefniadaethol clir drwy restru'r gwasanaethau a ddarperir a'r camau y bydd y darparwr gwasanaethau'n ymgymryd â hwy i gyflawni hyn yn y datganiad o ddiben.

· Rhoi ar waith y polisïau a'r gweithdrefnau creiddiol i helpu rheolwyr a staff i gyflawni nodau'r gwasanaeth a helpu unigolion i fodloni eu hanghenion o ran cymorth.

· Creu strwythurau rheoli cadarn i oruchwylio a monitro'r gwasanaeth er mwyn sicrhau ei fod yn gweithredu'n ddiogel ac yn effeithiol i'r unigolion sy'n cael cymorth.

· Sefydlu trefniadau clir ar gyfer cylch parhaus o adolygu a sicrhau ansawdd er mwyn rhoi sicrwydd bod y gwasanaeth yn gweithredu'n unol â gofynion cyfreithiol, ei ddatganiad o ddiben a'i fod yn helpu unigolion yn briodol i ddiwallu eu hanghenion o ran cymorth. Bydd yr wybodaeth a geir drwy fonitro'n cael ei defnyddio ar gyfer datblygu a gwella'r gwasanaeth yn barhaus.

· Hyrwyddo diwylliant o fod yn agored, yn ddidwyll ac yn onest ar bob lefel.

Rheoliad 3

Cod

Gofynion mewn perthynas â darparu’r gwasanaeth

3. Rhaid i’r darparwr gwasanaeth sicrhau bod y gwasanaeth wedi ei ddarparu â gofal, cymhwysedd a sgìl digonol, gan roi sylw i’r datganiad o ddiben.

· Mae gan y darparwyr gwasanaethau drefniadau clir i oruchwylio a llywodraethu'r gwasanaeth mabwysiadu er mwyn sefydlu, datblygu a gwreiddio diwylliant sy'n sicrhau'r canlyniadau gorau posibl i unigolion sy'n defnyddio gwasanaeth mabwysiadu awdurdod lleol a bodloni gofynion y Rheoliadau hyn. Mae hyn yn cynnwys, ond nid yw’n gyfyngedig i’r canlynol:

o polisïau a gweithdrefnau i gyflawni nodau'r datganiad o ddiben a rhoi unigolion wrth galon y gwasanaeth;

o systemau i asesu, monitro ac adolygu sy'n cefnogi arferion sy'n seiliedig ar dystiolaeth ac yn helpu unigolion i fodloni eu hanghenion o ran cymorth;

o prosesau i sicrhau bod cymorth yn cael ei ddarparu mewn ffordd gyson a dibynadwy;

o trefniadau staffio diogel, wedi’u hategu gan ddatblygiad proffesiynol, i fodloni anghenion cymorth unigolion sy'n defnyddio'r gwasanaeth;

o systemau ansawdd ac archwilio i adolygu cynnydd a llywio'r ffordd y datblygir gwasanaethau;

o ymagwedd ragweithiol at gyfle cyfartal ac amrywiaeth;

o safleoedd addas a hygyrch

Rheoliad 4

Cod

Cynnwys y datganiad o ddiben

4. Rhaid i’r darparwr gwasanaeth lunio datganiad o ddiben sy’n cynnwys yr wybodaeth a restrir yn Atodlen 1.

· Mae'r datganiad o ddiben yn hanfodol ar gyfer gwasanaethau mabwysiadu awdurdodau lleol. Rhaid iddo:

o ddisgrifio'n gywir y gwasanaethau a ddarperir,

o dweud ymhle a sut darperir y gwasanaethau hyn,

o nodi’r trefniadau i gefnogi sut caiff y gwasanaethau eu darparu.

· Rhaid i hyn gynnwys yr wybodaeth sydd yn Atodlen 1 i'r Rheoliadau.

· Wrth baratoi datganiad o ddiben, rhaid i’r darparwr gwasanaeth ystyried unrhyw ganllawiau ynghylch datganiadau o ddiben a ddarperir gan reoleiddiwr y gwasanaeth.

Rheoliad 5

Cod

Gofynion mewn perthynas â’r datganiad o ddiben

5.—(1) Rhaid i’r darparwr gwasanaeth ddarparu’r gwasanaeth yn unol â’r datganiad o ddiben.

(2) Rhaid i’r darparwr gwasanaeth—

(a) cadw’r datganiad o ddiben o dan adolygiad, a

(b) pan fo’n briodol, ddiwygio’r datganiad o ddiben.

(3) Oni bai bod paragraff (4) yn gymwys, rhaid i’r darparwr gwasanaeth hysbysu’r personau a restrir ym mharagraff (6) am unrhyw ddiwygiad sydd i’w wneud i’r datganiad o ddiben o leiaf 28 o ddiwrnodau cyn y mae i gymryd effaith.

(4) Mae’r paragraff hwn yn gymwys mewn achosion pan fo’n angenrheidiol diwygio’r datganiad o ddiben gydag effaith ar unwaith.

(5) Os yw paragraff (4) yn gymwys, rhaid i’r darparwr gwasanaeth, yn ddi-oed, hysbysu’r personau a restrir ym mharagraff (6) am unrhyw ddiwygiad a wneir i’r datganiad o ddiben.

(6) Y personau y mae rhaid iddynt gael eu hysbysu am unrhyw ddiwygiad i’r datganiad o ddiben yn unol â pharagraff (3) neu (5) yw—

(a) y rheoleiddiwr gwasanaethau;

(b) unigolion;

(c) unrhyw gynrychiolwyr, oni bai nad yw’n briodol gwneud hynny neu y byddai gwneud hynny yn anghyson â llesiant unigolyn.

(7) Rhaid i’r darparwr gwasanaeth ddarparu’r datganiad o ddiben cyfredol i unrhyw berson ar gais, oni bai nad yw’n briodol gwneud hynny neu y byddai gwneud hynny yn anghyson â llesiant unigolyn.

· Bydd darparwyr gwasanaethau yn adolygu ac yn diweddaru’r datganiad o ddiben bob blwyddyn, o leiaf, neu yn gynt os bydd newidiadau’n cael eu gwneud i’r gwasanaeth a ddarperir.

· Os bwriedir newid y gwasanaeth a ddarperir, bydd y datganiad o ddiben yn cael ei ddiweddaru i adlewyrchu'r newid hwnnw. Bydd darparwyr gwasanaethau yn rhoi gwybod i’r unigolion hynny a nodir yn rheoliad 5(6) 28 diwrnod cyn gwneud y newidiadau. Dyma ambell enghraifft o hyn:

o os darperir gwasanaethau arbenigol ychwanegol;

o newidiadau i’r trefniadau staffio arferol neu lefelau fel sydd wedi'i nodi yn y datganiad o ddiben sy’n bodoli’n barod.

· Os bydd bwriad i newid y gwasanaeth sy’n cael ei ddarparu a hynny ar unwaith, h.y. o fewn y cyfnod hysbysu o 28 diwrnod (gweler rheoliad 5(4) a (5)), rhaid i’r darparwr gwasanaeth:

o roi gwybod i'r unigolion hynny a nodir yn rheoliad 5(6) ar unwaith (a lle y bo’n ymarferol, cyn gwneud y newid);

o diweddaru’r datganiad o ddiben er mwyn adlewyrchu’r newid a hynny’n ddi-oed, a darparu copi i reoleiddiwr y gwasanaeth.

· Os cynigir newid i’r datganiad o ddiben, bydd y darparwr gwasanaeth yn bodloni rheoleiddiwr y gwasanaeth ei fod yn gallu darparu'r gwasanaethau sy'n cael eu cynnig drwy roi rhagor o wybodaeth.

· Os caiff y datganiad o ddiben ei ddiweddaru, cedwir cofnod o'r fersiwn a'r dyddiad diwygio.

· Mae copi o'r datganiad o ddiben ar gael yn hwylus i'r rhai a restrir yn rheoliad 5(6).

Rheoliad 6

Cod

Gofynion mewn perthynas â monitro a gwella

6.—(1) Rhaid i’r darparwr gwasanaeth sicrhau bod trefniadau effeithiol yn eu lle ar gyfer monitro, adolygu a gwella ansawdd y gwasanaeth.

(2) Rhaid i’r trefniadau hynny gynnwys trefniadau ar gyfer ceisio safbwyntiau—

(a) unigolion;

(b) unrhyw gynrychiolwyr, oni bai nad yw hyn yn briodol neu y byddai’n anghyson â llesiant yr unigolyn;

(c) unrhyw awdurdod lleol arall neu awdurdod lleol yn Lloegr sydd wedi trefnu bod gwasanaethau cymorth mabwysiadu yn cael eu darparu gan y gwasanaeth;

(d) staff, ar ansawdd y gwasanaeth a sut y gellir gwella hyn.

(3) Wrth wneud unrhyw benderfyniadau ar gynlluniau ar gyfer gwella ansawdd y gwasanaeth, rhaid i’r darparwr gwasanaeth—

(a) ystyried safbwyntiau’r personau hynny yr ymgynghorir â hwy yn unol â pharagraff (2), a

(b) rhoi sylw i’r adroddiad ar ansawdd y gwasanaeth a lunnir gan y rheolwr yn unol â rheoliad 39(4).

· Mae gan ddarparwyr gwasanaethau systemau a phrosesau ar waith i fonitro, adolygu a gwella ansawdd y gwasanaeth a ddarperir. Bydd hyn yn cynnwys:

o pwy sy'n gyfrifol am sicrhau bod hyn yn cael ei wneud;

o sut bydd hyn yn cael ei wneud;

o pa mor aml mae hyn yn digwydd;

o sut bydd y canlyniadau yn cael eu hadrodd wrth brif swyddogion ac aelodau etholedig awdurdodau lleol er mwyn eu hystyried.

· Caiff canlyniad unrhyw adolygiad ei ddadansoddi a'i adolygu gan bobl sydd â'r wybodaeth, y sgiliau a'r cymhwysedd priodol i ddeall ei arwyddocâd ac i gymryd camau i sicrhau bod pethau'n gwella. Bydd darparwyr gwasanaethau'n ceisio cyngor proffesiynol/arbenigol yn ôl yr angen ac yn brydlon i helpu i sicrhau gwelliannau.

· Mae darparwyr gwasanaethau'n gallu dangos sut maent:

o wedi dadansoddi'r wybodaeth a gasglwyd ac ymateb iddi;

o wedi defnyddio'r wybodaeth i wella pethau.

· Mae darparwyr gwasanaethau'n monitro'r cynnydd yn erbyn y cynlluniau i wella ansawdd a diogelwch gwasanaethau ac yn cymryd camau priodol ar unwaith oni lwyddir i sicrhau'r cynnydd disgwyliedig.

· Bydd y systemau a'r prosesau'n cael eu hadolygu'n barhaus i sicrhau eu bod yn galluogi'r darparwr gwasanaethau i weld ymhle y mae neu y gallai rhywbeth amharu ar ansawdd a/neu ddiogelwch gwasanaethau ac i alluogi ymateb prydlon priodol.

· Fel rhan o'r broses adolygu ansawdd, bydd darparwyr gwasanaethau:

o yn annog adborth;

o yn ceisio barn y unigolion yn rheolaidd am ansawdd y gwasanaeth;

o yn gallu dangos eu bod wedi gwneud hyn a natur yr adborth y maent wedi'i gael.

· Mae'r dulliau a ddefnyddir i gysylltu a chael barn yr unigolion hynny sy’n defnyddio’r gwasanaeth a restrir yn rheoliad 6(2) yn briodol i’w hoed, lefel eu dealltwriaeth ac yn ystyried eu cyflwr penodol a/neu unrhyw anghenion o ran cyfathrebu.

· Defnyddir gwybodaeth a gesglir drwy'r systemau ansawdd ac archwilio i ddatblygu'r adroddiad ansawdd gwasanaethau yn unol â rheoliad 39(4).

Rheoliad 7

Cod

Gofyniad i benodi rheolwr

7.—(1) Rhaid i bob darparwr gwasanaeth benodi un o’i swyddogion i fod yn gyfrifol am reoli’r gwasanaeth.

(2) Rhaid i’r darparwr gwasanaeth roi hysbysiad ysgrifenedig ar unwaith i’r rheoleiddiwr gwasanaethau—

(a) o enw’r person a benodir yn rheolwr, a

(b) o’r dyddiad y mae’r penodiad i gymryd effaith.

(3) Rhaid i’r darparwr gwasanaeth hysbysu’r rheoleiddiwr gwasanaethau yn ysgrifenedig os yw’r person a benodir o dan baragraff (1) yn peidio â rheoli’r gwasanaeth.

· Mae darparwyr gwasanaethau yn rhoi hysbysiad ysgrifenedig i reoleiddiwr y gwasanaeth yn ddi-oed fel sy'n ofynnol o dan y Rheoliad.

Rheoliad 8

Cod

Gofynion o ran addasrwydd ar gyfer penodi rheolwr

8.—(1) Ni chaiff y darparwr gwasanaeth benodi person i reoli’r gwasanaeth oni bai bod y person hwnnw yn addas i wneud hynny.

(2) At ddibenion paragraff (1), nid yw person yn addas i reoli’r gwasanaeth oni bai bod gofynion rheoliad 22(2) (addasrwydd staff) wedi eu bodloni mewn cysylltiad â’r person hwnnw.

· Mae gan ddarparwyr gwasanaethau drefniadau addas ar waith i sicrhau bod y rheolwr yn gymwys ac yn gallu rhedeg y gwasanaeth yn unol â'i ddatganiad o ddiben. Mae hyn yn cynnwys sicrhau:

o bod gan y rheolwr y cymwysterau priodol

o bod y rheolwr wedi’i gofrestru â Gofal Cymdeithasol Cymru (yn ddarostyngedig i reoliad 22(2) (e))

o bod gan y rheolwr brofiad o reoli gwasanaethau gofal a darparu'r math o ofal sy'n cael ei ddarparu

o bod y broses o archwilio cefndir darpar reolwyr yn cynnwys y gwiriadau perthnasol sy’n ofynnol gan ddeddfwriaeth i sicrhau'r prif swyddog bod yr unigolyn yn addas ac yn gallu gweithio gyda phlant.

Rheoliad 9

Cod

Gofynion eraill mewn perthynas â’r rheolwr

9.—(1) Rhaid i ddarparwr gwasanaeth sicrhau bod y person sydd wedi ei benodi’n rheolwr—

(a) yn cael ei gefnogi i gyflawni ei ddyletswyddau’n effeithiol, a

(b) yn ymgymryd â hyfforddiant priodol.

(2) Rhaid i’r darparwr gwasanaeth sicrhau bod y rheolwr yn cydymffurfio â gofynion Rhannau 9 i 12 (dyletswyddau i’w cyflawni gan y rheolwr).

(3) Os bydd gan y darparwr gwasanaeth reswm dros gredu nad yw’r rheolwr wedi cydymffurfio â gofyniad a osodir gan y rheoliadau yn Rhannau 9 i 12, rhaid i’r darparwr gwasanaeth gymryd unrhyw gamau gweithredu sy’n angenrheidiol i sicrhau y cydymffurfir â’r gofyniad.

(4) Rhaid i’r darparwr gwasanaeth roi trefniadau addas yn eu lle i sicrhau bod y gwasanaeth yn cael ei reoli’n effeithiol ar unrhyw adeg pan nad oes rheolwr sydd wedi ei benodi neu pan yw’r rheolwr yn absennol o’r gwasanaeth.

· Mae gan ddarparwyr gwasanaethau drefniadau ar waith i gynnal trafodaethau ffurfiol a rheolaidd â’r rheolwr, ac i roi cymorth iddo.

· Mae'r darparwyr gwasanaethau yn rhoi cymorth i'r rheolwr ddilyn hyfforddiant sy'n ei alluogi i gyflawni ei rôl yn effeithiol a chyflawni nodau'r gwasanaeth fel y maent wedi'u nodi yn y datganiad o ddiben ac yn unol â'r canllawiau ymarfer a argymhellir gan Gofal Cymdeithasol Cymru.

· Os nad oes rheolwr yn ei le, neu os nad yw’r rheolwr yn gallu cyflawni ei ddyletswyddau am ba bynnag reswm (er enghraifft am ei fod yn absennol o’i rôl oherwydd salwch), bydd y darparwr gwasanaeth yn sicrhau bod trefniadau ar waith i reoli'r gwasanaethau tra bydd y swydd yn wag.

Rheoliad 10

Cod

Gofynion i ddarparu’r gwasanaeth yn unol â pholisïau a gweithdrefnau

10.—(1) Rhaid i’r darparwr gwasanaeth sicrhau bod y polisïau a’r gweithdrefnau a ganlyn yn eu lle ar gyfer y gwasanaeth—

(a) diogelu (gweler rheoliad 19);

(b) cefnogi a datblygu staff (gweler rheoliad 23);

(d) cwynion (gweler rheoliad 31);

(e) chwythuʼr chwiban (gweler rheoliad 32).

(2) Rhaid i’r darparwr gwasanaeth hefyd gael unrhyw bolisïau a gweithdrefnau eraill yn eu lle sy’n rhesymol angenrheidiol i gefnogi nodau ac amcanion y gwasanaeth a nodir yn y datganiad o ddiben.

(3) Rhaid i’r darparwr gwasanaeth sicrhau bod cynnwys y polisïau a’r gweithdrefnau y mae’n ofynnol iddynt fod yn eu lle yn rhinwedd paragraffau (1) a (2)—

(a) yn briodol i anghenion yr unigolion y darperir cymorth ar eu cyfer,

(b) yn gyson âʼr datganiad o ddiben, ac

(4) Rhaid i’r darparwr gwasanaeth sicrhau bod y gwasanaeth yn cael ei ddarparu yn unol â’r polisïau a’r gweithdrefnau hynny.

· Mae gan ddarparwyr gwasanaethau y polisïau a'r gweithdrefnau yn eu lle fel sy’n ofynnol gan y Rheoliadau.

· Mae’r polisïau a’r gweithdrefnau yn gymesur â'r gwasanaeth sy’n cael ei ddarparu yn unol â'r datganiad o ddiben.

· Mae’r polisïau a’r gweithdrefnau:

o yn cyd-fynd ag unrhyw ddeddfwriaeth a chanllawiau cenedlaethol cyfredol;

o yn nodi sut maent yn ymwneud ag unrhyw wasanaeth rhanbarthol, gan gynnwys y fframwaith rhanbarthol ac unrhyw gytundebau, lle bo'n briodol;

o yn cynnig arweiniad i staff er mwyn sicrhau bod gwasanaethau'n cael eu darparu yn unol â'r datganiad o ddiben;

o yn pennu gofynion i roi gwybod i unigolion sut mae'r gwasanaeth yn cael ei ddarparu.

· Mae’r polisïau, y gweithdrefnau a'r arferion yn cael eu hadolygu a'u diweddaru yng ngoleuni newidiadau i arferion, deddfwriaeth sy'n newid, ac argymhellion ynglŷn â'r arferion gorau.

· Mae cyfle i'r staff a'r unigolion sy'n defnyddio'r gwasanaeth ymwneud â datblygu polisïau a gweithdrefnau.

· Os bydd y datganiad o ddiben yn newid, bydd y polisïau a'r gweithdrefnau'n cael eu hadolygu a'u diweddaru i adlewyrchu'r newidiadau.

· Mae darparwyr gwasanaethau'n sicrhau bod staff yn gallu cael gafael ar y polisïau a'r gweithdrefnau sy'n help iddynt yn eu rôl, eu bod yn gwybod am y polisïau a'r gweithdrefnau hynny ac yn eu deall.

· Mae’r holl bolisïau a gweithdrefnau ar gael ar gais i'r unigolion sy'n defnyddio'r gwasanaeth a'u cynrychiolwyr.

· Mae'r polisïau a'r gweithdrefnau ar fformat hygyrch i’r unigolyn, a darperir cymorth os oes angen i'w helpu i ddeall yr wybodaeth a ddarperir.

· Mae systemau ar gyfer monitro a gwella'n cynnwys y rhai sy’n sicrhau bod y gwasanaeth yn cael ei redeg yn unol â'r polisïau a'r gweithdrefnau.

Rheoliad 11

Cod

Dyletswydd gonestrwydd

11. Rhaid i’r darparwr gwasanaeth weithredu mewn ffordd agored a thryloyw gydag—

(a) unigolion;

(b) unrhyw gynrychiolwyr i’r unigolion hynny.

· Mae gan ddarparwyr gwasanaethau bolisïau a gweithdrefnau ar waith sy'n cefnogi diwylliant o fod yn agored ac yn dryloyw, ac sy'n sicrhau bod y staff i gyd yn ymwybodol ohonynt ac yn eu dilyn. Mae’r rhain yn dilyn ac yn ystyried canllawiau Gofal Cymdeithasol Cymru ar ddyletswydd gonestrwydd proffesiynol ar gyfer gweithwyr proffesiynol ym maes gofal cymdeithasol sydd wedi’u cofrestru â Gofal Cymdeithasol Cymru.

· Mae darparwyr gwasanaethau'n hybu diwylliant o onestrwydd sy’n cynnwys:

o bod yn agored ac yn onest wrth ymwneud â'r rhai a restrir yn rheoliad 11 (a) a (b);

o darparu gwybodaeth am yr hyn sydd wedi digwydd a chanlyniad unrhyw ymchwiliadau sydd wedi'u cynnal;

o cynnig ymddiheuriad am yr hyn sydd wedi digwydd, lle bo'n briodol gwneud hynny.

· Mae darparwyr gwasanaethau yn cymryd camau i atal ac i ddelio’n briodol â bwlio, erledigaeth a/neu aflonyddu mewn perthynas â’r ddyletswydd gonestrwydd, ac yn ymchwilio i unrhyw achosion lle gallai aelodau etholedig, uwch swyddogion (yr awdurdod lleol) neu unrhyw aelod o’r staff fod wedi rhwystro rhywun arall wrth iddo arfer ei ddyletswydd gonestrwydd.

· Mae gan ddarparwyr gwasanaethau system ar waith i ganfod ac i ddelio ag achosion posibl o fynd yn groes i’r ddyletswydd broffesiynol o onestrwydd gan staff sydd wedi’u cofrestru’n broffesiynol, gan gynnwys rhwystro rhywun arall wrth iddo arfer ei ddyletswydd broffesiynol o onetrwydd. Mae camau i fynd i’r afael ag achosion o’r fath yn cynnwys, lle bo’n briodol, atgyfeirio rhywun at y rheoleiddiwr proffesiynol neu at gorff perthnasol arall.

1.2 Gofynion ar ddarparwyr gwasanaethau o ran yr wybodaeth y mae'n rhaid ei rhoi i unigolion wrth gychwyn darparu cymorth (Rhan 3 o'r Rheoliadau)

Bwriad Rhan 3 o'r Rheoliadau yw sicrhau bod unigolion yn cael gwybodaeth am y gwasanaeth i'w galluogi i gael:

· dealltwriaeth glir o ddiwylliant ac ethos y gwasanaeth

· amlinelliad o’r gwasanaethau y gallant ddisgwyl eu cael;

· dealltwriaeth o'r ffordd y bydd gwasanaethau yn cael eu darparu

· telerau ac amodau'r gwasanaeth

Dylai hyn alluogi unigolion ac unrhyw gynrychiolwyr i ddeall yn dda sut mae'r gwasanaeth yn gweithio o ran darparu gofal a chymorth. Bydd y canllawiau'n rhoi'r wybodaeth angenrheidiol i unigolion ac unrhyw gynrychiolwyr ynglŷn â sut i leisio pryderon a chwyno wrth ddarparwyr gwasanaethau os na fyddant yn fodlon â’r gwasanaeth, ac yn rhoi gwybod sut i uwchgyfeirio'r pryderon hyn os na fyddant yn fodlon â’r ymateb.

Rheoliad 12

Cod

Gwybodaeth am y gwasanaeth

12.—(1) Rhaid i’r darparwr gwasanaeth lunio canllaw ysgrifenedig ar y gwasanaeth.

(2) Rhaid iʼr canllaw—

(a) cael ei ddyddio, ei adolygu o leiaf bob blwyddyn a’i ddiweddaru fel y bo angen;

(b) bod mewn iaith, arddull, cyflwyniad a fformat priodol, gan roi sylw i’r datganiad o ddiben ar gyfer y gwasanaeth;

(d) cael ei roi ar gael i eraill ar gais, oni bai nad yw hyn yn briodol neu y byddai’n anghyson â llesiant unigolyn.

(3) Rhaid iʼr canllaw gynnwys gwybodaeth am—

(a) sut i godi pryder neu wneud cwyn;

(b) argaeledd gwasanaethau eirioli;

(4) Rhaid i’r darparwr gwasanaeth sicrhau bod unigolyn yn cael unrhyw gynhorthwy sy’n angenrheidiol i’w alluogi i ddeall yr wybodaeth a gynhwysir yn y canllaw.

· Mae canllaw ysgrifenedig ar gael i'r rheini a restrir yn rheoliad 12(2)(c), a 12(2)(d) lle bo hynny'n briodol, yn rhoi gwybodaeth am y gwasanaeth.

· Mae'r canllaw mewn iaith syml ac ar fformat sy'n adlewyrchu anghenion, oedran a lefel ddealltwriaeth y sawl y bwriedir y gwasanaeth ar ei gyfer. Mae'r canllaw ar gael mewn fformatau a thrwy gyfryngau sydd ar gael yn hwylus ac yn briodol i'r gynulleidfa. Er enghraifft, iaith briodol ac iaith o ddewis yr unigolyn, print mawr, sain, cymhorthion cyfrifiadurol a gweledol. Os bydd gofyn, caiff ei esbonio gan ddefnyddio’r dull cyfathrebu a ffefrir gan yr unigolyn.

· Os bydd gofyn, rhoddir cymorth i unigolion ddeall cynnwys y canllaw a'r hyn mae'n ei olygu iddynt hwy.

· Mae’r canllaw yn rhestru'r meysydd sy'n ofynnol o dan reoliad 12(3) a bydd hefyd yn cynnwys y canlynol:

o trefniadau ar gyfer croesawu a chefnogi unigolion;

o ethos, diwylliant a blaenoriaethau'r gwasanaeth, gan gynnwys crynodeb o'r datganiad o ddiben;

o gwybodaeth am unrhyw weithdrefnau cymorth a’r amserlenni cysylltiedig, lle bo hynny’n berthnasol;

o gwybodaeth am y broses o geisio cymorth, lle bo hynny'n briodol;

o gwybodaeth am ‘maethu i fabwysiadu’;

o sut i gael gafael ar yr adroddiad arolygu diweddaraf a luniwyd gan reoleiddiwr y gwasanaeth;

o y staff allweddol a fydd yn rhoi cymorth i'r unigolyn;

o sut i gysylltu â rheolwr gwasanaethau mabwysiadu'r awdurdod lleol;

o hawl unigolyn i wneud sylwadau a'r cymorth sydd ar gael os oes angen;

o y weithdrefn gwyno a sut mae gwneud cwyn;

o manylion cyswllt a rôl Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru, rheoleiddiwr y gwasanaeth, Comisiynydd Plant Cymru (fel y bo'n briodol);

o gwybodaeth am yr hawl i blant sy'n derbyn gofal gael gafael ar wasanaethau eiriolaeth annibynnol;

o trefniadau ar gyfer mynegi barn am y ffordd y caiff y gwasanaeth ei gynnal;

o ffioedd – ystod, unrhyw ffioedd neu gostau ychwanegol sy’n daladwy gan yr unigolyn, dull talu, hysbysu am gynnydd yn y gost;

o telerau ac amodau, gan gynnwys o dan ba amgylchiadau y gellid rhoi'r gorau i ddarparu'r gwasanaeth a chyfnodau rhybudd;

o sut gall unigolion gael gafael ar eu cofnodion eu hunain.

Rheoliad 13

Cod

Cytundeb gwasanaeth

13.—(1) Rhaid i’r darparwr gwasanaeth sicrhau y rhoddir i bob unigolyn sy’n cael cymorth gopi wedi ei lofnodi o unrhyw gytundeb sy’n ymwneud ag—

(a) y cymorth a ddarperir i’r unigolyn;

(b) unrhyw wasanaethau eraill a ddarperir i’r unigolyn.

(2) Rhaid i’r darparwr gwasanaeth sicrhau bod yr unigolion yn cael unrhyw gynhorthwy sy’n angenrheidiol i’w alluogi i ddeall yr wybodaeth a gynhwysir mewn unrhyw gytundeb o’r fath.

· Mae unigolion sy'n defnyddio'r gwasanaeth yn cael copi o unrhyw gytundeb sy’n nodi, lle y bo hynny'n briodol:

o gwybodaeth am y costau sy’n daladwy gan yr unigolyn, er enghraifft costau meddygol, milltiroedd/teithio yn ymwneud ag asesiadau, hyfforddiant a phresenoldeb gerbron paneli; ffioedd cais, costau cyfreithiol ac ati; costau eraill a delir gan yr awdurdod sy’n lleoli; a thelerau ac amodau'r gwasanaeth gan gynnwys terfynu contractau a chyfnodau rhybudd, er mwyn iddynt allu gwneud penderfyniadau am eu gofal a'u cymorth;

o yr wybodaeth sy’n rhoi manylion am y gwasanaeth unigol sydd i’w ddarparu.

· Mae darparwyr gwasanaethau yn rhoi amcangyfrif ysgrifenedig i'r unigolion, neu'r cynrychiolwyr, o gostau'r cymorth sydd i’w dalu gan yr unigolyn, ar fformat sy’n hygyrch i’r unigolyn ac yn addas i’w hoed a lefel eu dealltwriaeth. Bydd hyn yn cynnwys manylion unrhyw gostau ychwanegol tebygol.

1.3 Gofynion ar ddarparwyr gwasanaethau o ran safonau'r cymorth i'w ddarparu (Rhan 4 o'r Rheoliadau)

Bwriad Rhan 4 o'r Rheoliadau yw sicrhau bod unigolion yn cael cymorth i ddiwallu eu hanghenion o ran cymorth. Caiff y gwasanaeth ei gynllunio drwy ymgynghori â'r unigolyn a bydd yn ystyried ei ddymuniadau a'i ddyheadau personol, ac unrhyw beryglon ac anghenion arbenigol sy'n llywio eu hanghenion o ran cymorth.

Mae hyn yn cynnwys:

· darparu cymorth sy'n galluogi'r unigolyn i ddiwallu ei anghenion o ran cymorth;

· darparu staff sydd â'r wybodaeth, y sgiliau a'r medrusrwydd i ddiwallu anghenion cymorth yr unigolyn;

· sicrhau bod gan staff y sgiliau iaith a chyfathrebu priodol;

· ymgynghori â'r asiantaethau a'r arbenigwyr perthnasol lle bydd gofyn a cheisio cymorth ganddynt.

Rheoliad 14

Cod

Safonau’r cymorth – gofynion cyffredinol

14.—(1) Rhaid i’r darparwr gwasanaeth sicrhau y darperir cymorth mewn ffordd sy’n amddiffyn, yn hybu ac yn cynnal diogelwch a llesiant unigolion.

(2) Rhaid i’r darparwr gwasanaeth sicrhau y darperir cymorth mewn ffordd—

(a) sy’n cynnal perthnasoedd personol a phroffesiynol da ag unigolion a staff, a

(b) sy’n annog ac yn cynorthwyo staff i gynnal perthnasoedd personol a phroffesiynol da ag unigolion.

· Mae disgwyliadau’r darparwr gwasanaeth o ran safonau cymorth wedi’i nodi'n glir yn y datganiad o ddiben.

· Mae’r polisïau a’r gweithdrefnau yn unol ag unrhyw ddeddfwriaeth a chanllawiau cenedlaethol cyfredol; ac yn adlewyrchu ymarfer sy’n seiliedig ar dystiolaeth.

· Mae darparwyr gwasanaethau yn sicrhau bod y gwasanaeth yn ymatebol ac yn rhagweithiol wrth nodi a lliniaru risgiau.

· Mae darparwyr gwasanaethau’n sicrhau bod cymorth yn cael ei ddarparu mewn modd urddasol gan ddangos parch, ac mae staff yn arddangos agwedd gadarnhaol llawn gofal at unigolion.

· Mae darparwyr gwasanaethau yn sicrhau bod cymorth yn cael ei ddarparu’n unol ag unrhyw gynllun gofal a chymorth, cynllun cymorth mabwysiadu a/neu gynllun lleoliad sydd gan yr unigolyn, a'i fod yn helpu unigolion i ddiwallu eu hanghenion am gymorth mewn perthynas â:

o llesiant corfforol, meddyliol ac emosiynol;

o dewisiadau diwylliannol, crefyddol, cymdeithasol neu ysbrydol;

o anghenion o ran addysg, hyfforddiant a hamdden;

o perthnasoedd personol a theuluol;

o rheolaeth dros fywyd bob dydd a, lle y bo hynny’n berthnasol, cyfranogi mewn gwaith;

o datblygiad deallusol, emosiynol ac ymddygiadol;

o hawliau a hawlogaethau, yn enwedig mewn perthynas â Chonfensiwn y Cenhedloedd Unedig ar Hawliau’r Plentyn

o amddiffyn rhag camdriniaeth ac esgeulustod.

Dyma ambell enghraifft o hyn:

· Mae plant yn cael eu cyflwyno i’w darpar fabwysiadwyr mewn modd sensitif, gyda chynllunio gofalus ac ystyriol sy’n hybu ymlyniad. Pan fydd amgylchiadau heb eu cynllunio yn golygu bod rhaid i blant symud o un lleoliad i un arall, lles a llesiant y plant fydd flaenaf o hyd, a bydd staff yr asiantaeth yn cadw hyn mewn cof drwy’r amser.

· Mae unigolion yn cael cefnogaeth i reoli unrhyw deimladau cymysg ac anodd sydd ganddynt.

· Mae unigolion yn meithrin perthynas gadarnhaol â’r unigolion eraill a’r staff. Mae ffiniau clir, cyson a phriodol i blant.

· Mae plant yn cael cyswllt priodol (yn uniongyrchol a/neu’n anuniongyrchol) gyda chefnogaeth - a’r cyswllt wedi’i asesu’n ofalus - â pherthnasau geni, gan gynnwys eu brodyr a’u chwiorydd a phobl eraill sy’n bwysig iddynt, fel gofalwyr blaenorol, os mai hynny sydd orau er eu lles.

· Mae’r cymorth mabwysiadu parhaus yn sicrhau bod mabwysiadwyr a darpar fabwysiadwyr yn parhau i ddeall effaith bosibl camdriniaeth ac esgeulustod ar ymddygiad eu plentyn mabwysiedig wrth iddo dyfu’n hŷn (gan gynnwys trawma a achoswyd gan brofiadau niweidiol yn ystod plentyndod) a bydd y cymorth yn eu helpu i ddarparu ymlyniadau sefydlog a chadarn.

· Mae gan ddarparwyr gwasanaethau drefniadau ar waith i helpu unigolion i fynegi pryderon os bydd anawsterau o ran darparu cymorth.

Rheoliad 15

Cod

Gwybodaeth

15.—(1) Rhaid i’r darparwr gwasanaeth roi trefniadau yn eu lle i sicrhau bod gan unigolyn yr wybodaeth y mae ei hangen arno i wneud neu gymryd rhan mewn asesiadau, cynlluniau a phenderfyniadau o ddydd i ddydd am y ffordd y darperir cymorth iddo.

(2) Rhaid i’r wybodaeth a ddarperir fod ar gael yn yr iaith, yr arddull, y cyflwyniad a’r fformat priodol, gan roi sylw i—

(a) natur y gwasanaeth fel y’i disgrifir yn y datganiad o ddiben;

(b) lefel dealltwriaeth yr unigolyn a’i allu i gyfathrebu;

(3) Rhaid i’r darparwr gwasanaeth sicrhau bod yr unigolyn yn cael unrhyw gynhorthwy sy’n angenrheidiol i’w alluogi i ddeall yr wybodaeth a ddarperir.

· Mae darparwyr gwasanaethau yn sicrhau bod unigolion yn gallu gwneud penderfyniadau am eu bywydau ac yn cael cymorth i wneud hynny lle bo angen.

· Mae unigolion yn cael y cyfle, ac yn cael eu galluogi, i gyfrannu eu barn am y ffordd y mae’r gwasanaeth yn cael ei redeg o ddydd i ddydd.

· Mae darparwyr gwasanaethau yn rhoi trefniadau ar waith i alluogi unigolion i gael gafael ar wasanaethau eiriolaeth perthnasol neu grwpiau hunan-eiriolaeth (os ydynt yn dymuno) a chymorth â’u hanghenion cyfathrebu, er mwyn iddynt allu gwneud penderfyniadau am eu bywydau.

· Mae darparwyr gwasanaethau'n rhoi trefniadau ar waith i alluogi unigolion i ddeall yr wybodaeth a ddarperir.

· Lle bo gwybodaeth ar gael am blant sydd angen teuluoedd yn lleol, caiff yr wybodaeth hon ei darparu’n brydlon ac mewn ffordd glir a chywir.

Rheoliad 16

Cod

Iaith a chyfathrebu

16. Rhaid i’r darparwr gwasanaeth gymryd camau rhesymol i ddiwallu anghenion iaith a chyfathrebu unigolyn.

· Mae gan ddarparwyr gwasanaethau drefniadau ar waith i gynorthwyo unigolion â’u hanghenion iaith a chyfathrebu penodol yn unol â’r datganiad o ddiben. Lle bo angen, bydd hyn yn cynnwys rhoi camau ar waith i sicrhau bod unigolion yn gallu cyfathrebu’n ystyron. Mae hyn yn cynnwys:

o Yr iaith y mae’r unigolion angen ei defnyddio ac yn dewis ei defnyddio;

o dulliau cyfathrebu ychwanegol lle bo’n briodol, megis y System Gyfathrebu Cyfnewid Lluniau (PECS), Triniaeth ac Addysg Blant Awtistig a Phlant sydd ag anfantais gysylltiedig â Chyfathrebu (TEACCH), Makaton, Iaith Arwyddion Prydain (BSL).

· Mae darparwyr gwasanaethau yn nodi anghenion cyfathrebu unigolyn wrth benderfynu a all y gwasanaeth ddiwallu ei anghenion o ran cymorth.

· Gall unigolion ddeall staff pan fyddant yn cyfathrebu â hwy.

· Mae darparwyr gwasanaethau yn cynnig, neu'n gweithio tuag at gynnig, eu gwasanaeth yn Gymraeg i unigolion y mae'r Gymraeg yn iaith gyntaf iddynt.

Rheoliad 17

Cod

Parch a sensitifrwydd

17.—(1) Rhaid i’r darparwr gwasanaeth sicrhau bod unigolion yn cael eu trin â pharch a sensitifrwydd.

(2) Mae hyn yn cynnwys, ond nid ywʼn gyfyngedig i—

(a) parchu preifatrwydd ac urddas yr unigolyn;

(b) parchu hawliau’r unigolyn i gyfrinachedd;

(d) rhoi sylw i unrhyw nodweddion gwarchodedig perthnasol (fel y’u diffinnir yn adran 4 o Ddeddf Cydraddoldeb 2010( 1[3]) yr unigolyn.

· Mae darparwyr gwasanaethau yn sicrhau bod unigolion:

o yn cael eu clywed a bod pobl yn cyfathrebu â nhw mewn ffordd gwrtais sy’n dangos parch;

o yn cael eu trin â pharch a’u bod yn teimlo eu bod yn cael eu gwerthfawrogi.

· Mae darparwyr gwasanaethau yn sicrhau bod systemau ar waith i ymateb yn brydlon i geisiadau unigolion sydd wedi’u heffeithio gan fabwysiadu, ac i weithio gyda nhw. Dangosir parch bob amser at eu cefndir ethnig, eu crefydd, eu diwylliant, eu hiaith, eu rhywioldeb, eu rhywedd a’u hanabledd, a’u profiad a’u dealltwriaeth o fabwysiadu.

1.4 Gofynion ar ddarparwyr gwasanaethau – diogelu (Rhan 5)

Bwriad Rhan 5 o'r Rheoliadau yw sicrhau bod gan ddarparwyr gwasanaethau y systemau ar waith i ddiogelu unigolion agored i niwed y maent yn darparu cymorth ar eu cyfer.

Bydd hyn yn cynnwys trefniadau sydd:

· yn grymuso unigolion agored i niwed sy'n defnyddio'r gwasanaeth i godi llais am eu hanghenion, eu dymuniadau a'u profiadau;

· yn cefnogi ac yn sylfaen i wybodaeth y staff, eu dealltwriaeth a'u sgiliau o ran sylwi ar y peryglon a'r camau i'w cymryd pan amheuir neu pan welir cam-drin, esgeulustod neu driniaeth amhriodol;

· yn sicrhau bod darparwyr yn cydweithio â phartneriaid perthnasol i atal a chymryd camau pan amheuir neu pan welir cam-drin, esgeulustod neu driniaeth amhriodol.

Rheoliad 18

Cod

Diogelu - gofyniad cyffredinol

18. Rhaid i’r darparwr gwasanaeth ddarparu’r gwasanaeth mewn ffordd sy’n sicrhau bod unigolion yn ddiogel ac yn cael eu hamddiffyn rhag camdriniaeth, esgeulustod a thriniaeth amhriodol.

· Pan fyddant yn dechrau defnyddio’r gwasanaeth, caiff unigolion wybodaeth ynghylch diogelu a sut i leisio pryder, a chânt wybod fod cymorth ar gael i'w galluogi i wneud hynny.

· Gall staff ac unigolion gael gafael ar bolisi a gweithdrefnau diogelu sydd wedi'u diweddaru.

· Adeg eu sefydlu, bydd y staff yn cael hyfforddiant perthnasol er mwyn iddynt ddeall diogelu ac amddiffyn unigolion agored i niwed. Bydd hyn yn cynnwys trefniadau diogelu mewnol a lleol gan gynnwys sut mae lleisio pryder (chwythu’r chwiban).

· Bydd y staff yn cael eu hyfforddi'n gyson yn unol â'r argymhellion diogelu lleol.

· Mae staff yn ymwybodol o'u cyfrifoldebau unigol am leisio pryder er mwyn sicrhau diogelwch a llesiant unigolion.

· Mae darparwyr gwasanaethau yn rhoi cymorth i staff sydd am leisio pryder ynghylch diogelu (chwythu’r chwiban).

· Mae darparwyr gwasanaethau yn gweithio mewn partneriaeth ag asiantaethau a gweithwyr proffesiynol perthnasol eraill ac yn rheoli’r risg i’r unigolion sy’n defnyddio’r gwasanaeth.

· Mae cofnodion ynghylch atgyfeiriadau a chanlyniadau diogelu'n cael eu cadw er mwyn gallu goruchwylio diogelu o fewn y gwasanaeth a chraffu arno. Rhaid i'r rheolwr oruchwylio'r gwaith o ddiogelu unigolion agored i niwed, a rhaid i hynny ddigwydd o fewn y strwythur llywodraethu gan sefydlu trefniadau goruchwylio ar lefel prif swyddog.

· Mae darparwyr gwasanaeth yn sicrhau bod canlyniadau sy’n codi wrth atgyfeirio unrhyw achos yn ymwneud â diogelwch yn cael ei gyfleu i’r unigolyn mewn dull sy’n briodol i’w oed, lefel ei ddealltwriaeth ac sy’n ystyried ei gyflwr penodol ac unrhyw anghenion cyfathrebu sydd ganddo.

Rheoliad 19

Cod

Polisïau a gweithdrefnau diogelu

19.—(1) Rhaid i’r darparwr gwasanaeth gael polisïau a gweithdrefnau yn eu lle—

(a) ar gyfer atal camdriniaeth, esgeulustod a thriniaeth amhriodol, a

(b) ar gyfer ymateb i unrhyw honiad neu dystiolaeth o gamdriniaeth, esgeulustod neu driniaeth amhriodol.

(2) Yn y rheoliad hwn, cyfeirir at bolisïau a gweithdrefnau oʼr fath fel polisïau a gweithdrefnau diogelu.

(3) Rhaid i’r darparwr gwasanaeth sicrhau bod ei bolisïau a’i weithdrefnau diogelu yn cael eu gweithredu’n effeithiol.

(4) Yn benodol, pan fo honiad neu dystiolaeth o gamdriniaeth, esgeulustod neu driniaeth amhriodol, rhaid i’r darparwr gwasanaeth—

(a) gweithredu yn unol âʼi bolisïau aʼi weithdrefnau diogelu,

(b) cymryd camau gweithredu ar unwaith i sicrhau diogelwch pob unigolyn y darperir cymorth ar ei gyfer,

(d) cadw cofnod o unrhyw dystiolaeth neu sylwedd unrhyw honiad, unrhyw gamau gweithredu a gymerir ac unrhyw atgyfeiriadau a wneir.

· Bydd polisi a gweithdrefnau diogelu cyfredol ar waith..

· Mae'r polisïau a’r gweithdrefnau yn cyd-fynd â'r ddeddfwriaeth gyfredol, y canllawiau cenedlaethol a'r gweithdrefnau diogelu lleol.

· Mae’r polisi a'r gweithdrefnau diogelu'n cynnwys rolau unigol a chyfrifoldebau staff neu bobl eraill sy'n gweithio yn y gwasanaeth, o ran cael a rhoi gwybod am honiadau o gam-drin, esgeulustod neu driniaeth amhriodol neu amheuaeth o gam-drin, esgeulustod neu driniaeth amhriodol. Mae hyn yn cynnwys cyfarwyddiadau i'r staff am y camau i’w cymryd a'r systemau ar gyfer atgyfeirio at yr awdurdod lleol ac at bartneriaid ac asiantaethau perthnasol eraill.

· Bydd darparwyr yn sicrhau bod plant yn cael gwybod am eu hawl i gael gwasanaethau eirioli proffesiynol annibynnol.

Rheoliad 20

Dehongli Rhan 5

20. Yn y Rhan hon—

ystyr “camdriniaeth” (“abuse”) yw camdriniaeth gorfforol, rywiol, seicolegol, emosiynol neu ariannol ac, mewn perthynas â phlentyn, unrhyw niwed arall. At ddibenion y diffiniad hwn—

(a) mae “camdriniaeth ariannol” (“financial abuse”) yn cynnwys—

(i) bod arian neu eiddo arall person yn cael ei ddwyn;

(ii) bod person yn cael ei dwyllo;

(iii) bod person yn cael ei roi o dan bwysau mewn perthynas ag arian neu eiddo arall;

(iv) bod arian neu eiddo arall person yn cael ei gamddefnyddio;

(b) mae i “niwed” (“harm”) yr un ystyr ag yn adran 197(1) o Ddeddf 2014(1);[4]

mae i “esgeulustod” (“neglect”) yr un ystyr ag yn adran 197(1) o Ddeddf 2014;

mae “triniaeth amhriodol” (“improper treatment”) yn cynnwys gwahaniaethu neu ataliaeth anghyfreithlon, gan gynnwys amddifadu amhriodol o ryddid o dan delerau Deddf Galluedd Meddyliol 2005(2).

1.5 Gofynion ar ddarparwyr gwasanaethau o ran staffio (Rhan 6)

Bwriad Rhan 6 o'r Rheoliadau yw sicrhau bod nifer briodol o staff sydd â'r wybodaeth, y cymhwysedd, y sgiliau a'r cymwysterau angenrheidiol i ddiwallu anghenion cymorth yr unigolyn i'r safon gofynnol.

Bydd gan ddarparwyr gwasanaethau y canlynol ar waith:

· polisïau a gweithdrefnau ar gyfer recriwtio;

· arferion trwyadl ar gyfer recriwtio ac archwilio cefndir staff;

· strwythur rheoli a staffio sy'n ategu'r datganiad o ddiben ac sy'n berthnasol i anghenion unigolion;

· strwythur rheoli, systemau a phrosesau ar gyfer sefydlu staff, eu goruchwylio'n barhaus, eu hyfforddi a'u datblygu.

Rheoliad 21

Cod

Staffio - gofynion cyffredinol

21.—(1) Rhaid i’r darparwr gwasanaeth sicrhau ar bob adeg fod nifer digonol o staff sydd â’r cymwysterau, yr hyfforddiant, y sgiliau, y cymhwysedd a’r profiad addas yn cael eu defnyddio i weithio yn y gwasanaeth, gan roi sylw—

(a) i’r datganiad o ddiben ar gyfer y gwasanaeth,

(b) i angen unigolion am gymorth,

(d) iʼr angen i ddiogelu a hybu iechyd a lles plant, ac

(e) i ofynion y Rheoliadau hyn.

(2) Rhaid i’r darparwr gwasanaeth sicrhau bod trefniadau addas yn cael eu gwneud ar gyfer cefnogi a datblygu staff.

· Mae gan ddarparwyr gwasanaethau ddull mesuradwy, systematig amlwg i bennu nifer y staff a'r ystod o sgiliau/cymwysterau sy'n ofynnol i ddiwallu anghenion unigolion o ran cymorth mewn ffordd ddibynadwy. Mae hyn yn ystyried, ond heb fod yn gyfyngedig i'r canlynol:

o y datganiad o ddiben;

o anghenion cymorth yr unigolyn.

· Mae’r lefelau staffio a’r gymysgedd sgiliau yn cael eu hadolygu’n gyson a’u haddasu i ymateb i newidiadau mewn anghenion.

· Mae trefniadau ar waith i ymateb i salwch neu absenoldeb staff er mwyn sicrhau bod anghenion unigolion o ran cymorth yn cael eu diwallu.

Rheoliad 22

Cod

Addasrwydd staff

22.—(1) Ni chaiff y darparwr gwasanaeth—

(a) cyflogi person o dan gontract cyflogaeth i weithio yn y gwasanaeth oni bai bod y person hwnnw yn addas i wneud hynny;

(b) caniatáu i wirfoddolwr weithio yn y gwasanaeth oni bai bod y person hwnnw yn addas i wneud hynny;

(c) caniatáu i unrhyw berson arall weithio yn y gwasanaeth mewn swydd y gall, yng nghwrs dyletswyddau, gael cysylltiad rheolaidd ynddi ag unigolion sy’n cael cymorth neu â phersonau eraill sy’n hyglwyf oni bai bod y person hwnnw yn addas i wneud hynny.

(2) At ddibenion paragraff (1), nid yw person yn addas i weithio yn y gwasanaeth oni bai—

(a) bod y person yn addas o ran ei uniondeb ac o gymeriad da;

(b) bod gan y person y cymwysterau, y sgiliau, y cymhwysedd a’r profiad sy’n angenrheidiol ar gyfer y gwaith y mae i’w wneud;

(c) bod y person, oherwydd ei iechyd, ar ôl i addasiadau rhesymol gael eu gwneud, yn gallu cyflawni’n briodol y tasgau sy’n rhan annatod o’r gwaith y mae wedi ei gyflogi neu ei gymryd ymlaen ar ei gyfer;

(d) bod y person wedi darparu gwybodaeth neu ddogfennaeth lawn a boddhaol, yn ôl y digwydd, mewn cysylltiad â phob un o’r materion a bennir yn Rhan 1 o Atodlen 2 a bod yr wybodaeth hon neu’r ddogfennaeth hon ar gael yn y gwasanaeth i’r rheoleiddiwr gwasanaethau edrych arni;

(e) pan fo’r person wedi ei gyflogi gan y darparwr gwasanaeth i reoli’r gwasanaeth, o 1 Ebrill 2022, fod y person wedi ei gofrestru fel rheolwr gofal cymdeithasol â Gofal Cymdeithasol Cymru.

(3) Rhaid i gais gael ei wneud am dystysgrif GDG briodol gan neu ar ran y darparwr gwasanaeth, at ddiben asesu addasrwydd person ar gyfer y swydd y cyfeirir ati ym mharagraff (1). Ond nid ywʼr gofyniad hwn yn gymwys os ywʼr person syʼn gweithio yn y gwasanaeth wedi ei gofrestru â gwasanaeth diweddaruʼr Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd (y cyfeirir ato yn y rheoliad hwn fel “gwasanaeth diweddaruʼr GDG”).

(4) Pan fo person sy’n cael ei ystyried ar gyfer swydd y cyfeirir ati ym mharagraff (1) wedi ei gofrestru â gwasanaeth diweddaru’r GDG, rhaid i’r darparwr gwasanaeth wirio statws tystysgrif GDG y person at ddiben asesu addasrwydd y person hwnnw ar gyfer y swydd honno.

(5) Pan fo person a benodir i swydd y cyfeirir ati ym mharagraff (1) wedi ei gofrestru â gwasanaeth diweddaru’r GDG, rhaid i’r darparwr gwasanaeth wirio statws tystysgrif GDG y person o leiaf bob blwyddyn.

(6) Pan na fo person a benodir i swydd y cyfeirir ati ym mharagraff (1) wedi ei gofrestru â gwasanaeth diweddaru’r GDG, rhaid i’r darparwr gwasanaeth wneud cais am dystysgrif GDG newydd mewn cysylltiad â’r person hwnnw o fewn tair blynedd i ddyroddi’r dystysgrif y gwneir cais amdani yn unol â pharagraff (3) ac wedi hynny, rhaid i geisiadau pellach o’r fath gael eu gwneud o leiaf bob tair blynedd.

(7) Os nad yw person sy’n gweithio yn y gwasanaeth yn addas i weithio yn y gwasanaeth mwyach o ganlyniad i beidio â bodloni un neu ragor o’r gofynion ym mharagraff (2), rhaid i’r darparwr gwasanaeth—

(a) cymryd camau gweithredu angenrheidiol a chymesur i sicrhau y cydymffurfir â’r gofynion perthnasol;

(b) pan fo’n briodol, hysbysu—

(i) y corff rheoleiddiol neu broffesiynol perthnasol;

(ii) y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd.

· Mae gan ddarparwyr gwasanaethau systemau trwyadl ar waith ar gyfer dethol ac archwilio cefndir pob ymgeisydd er mwyn penderfynu a ddylid eu penodi’n aelod staff neu wirfoddolwr ai peidio. Mae hyn yn cynnwys yr wybodaeth sydd yn Atodlen 1 o'r Rheoliadau. Mae hyn hefyd yn cynnwys sicrhau cywirdeb geirdaon a chofnodion cyflogaeth flaenorol.

· Os defnyddir staff asiantaeth, bydd darparwyr gwasanaethau yn sicrhau bod yr un gwiriadau’n cael eu cynnal ar eu cyfer ag a gynhelir ar gyfer staff a gyflogir yn barhaol, a bydd ganddynt dystiolaeth i ddangos bod y gwiriadau hyn wedi'u gwneud. Gallai hyn gynnwys cadarnhad a rhestrau gwirio a ddarperir gan unrhyw asiantaeth, lle bo'n ddigon dibynadwy a chadarn.

· Mae gan ddarparwyr gwasanaethau broses ar waith i wirio bod gan staff gofrestriad priodol a chyfredol â rheoleiddiwr proffesiynol os oes gofyn, neu eu bod ar gofrestr wirfoddol achrededig lle bo hynny'n berthnasol.

· Wedi ystyried yr holl wybodaeth sydd ar gael, dylai darparwyr gwasanaethau benderfynu a oes gan yr unigolyn y sgiliau, y cymwysterau a'r cymeriad angenrheidiol i gyflawni'r rôl y mae'n cael ei gyflogi/ei roi ar waith i'w chyflawni.

· Os na fydd staff bellach yn cyflawni'r meini prawf addasrwydd a nodir yn rheoliad 22(2), bydd y darparwyr gwasanaethau'n cymryd camau priodol yn ddi-oed. Er enghraifft, gallai hyn gynnwys:

o hyfforddi a mentora;

o darparu hyfforddiant a goruchwyliaeth ychwanegol;

o defnyddio gweithdrefnau disgyblu.

· Mae darparwyr gwasanaethau yn sicrhau bod staff yn cydymffurfio â’u codau ymarfer proffesiynol a, lle bo hynny’n briodol, bydd darparwyr yn atgyfeirio achosion at y cyrff proffesiynol perthnasol yn achos staff lle mae amheuaeth ynghylch pa mor addas ydynt i ymarfer.

· Os oes unrhyw bryderon bod aelod o staff wedi cam-drin unigolyn neu wedi rhoi unigolyn mewn perygl o gael ei gam-drin, bydd y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd ac unrhyw gorff cofrestru proffesiynol perthnasol yn cael gwybod yn ddi-oed gan y darparwr gwasanaeth.

Rheoliad 23

Cod

Cefnogi a datblygu staff

23.—(1) Rhaid i’r darparwr gwasanaeth gael polisi yn ei le ar gyfer cefnogi a datblygu staff.

(2) Rhaid i’r darparwr gwasanaeth sicrhau bod unrhyw berson sy’n gweithio yn y gwasanaeth (gan gynnwys person y caniateir iddo weithio fel gwirfoddolwr)—

(a) yn cael cyfnod sefydlu sy’n briodol i’w rôl;

(b) yn cael ei wneud yn ymwybodol o’i gyfrifoldebau ei hun a chyfrifoldebau staff eraill;

(d) yn cael hyfforddiant craidd sy’n briodol i’r gwaith sydd i’w wneud ganddo;

(e) yn cael hyfforddiant arbenigol fel y bo’n briodol; (f) yn cael cymorth a chynhorthwy i gael unrhyw hyfforddiant pellach sy’n briodol i’r gwaith y mae’n ei wneud.

(f) yn cael cymorth a chynhorthwy i gael unrhyw hyfforddiant pellach syʼn briodol iʼr gwaith y maeʼn ei wneud.

(3) Rhaid iʼr darparwr gwasanaeth sicrhau bod unrhyw berson a gyflogir i weithio yn y gwasanaeth fel rheolwr yn cael ei gefnogi i gynnal ei gofrestriad â Gofal Cymdeithasol Cymru.

· Mae darparwyr gwasanaethau yn sicrhau bod ganddynt raglen sefydlu sy’n rhoi’r adnoddau i bob aelod newydd o staff (gan gynnwys gwirfoddolwyr) fod yn gymwys yn eu rôl a’u hymarfer. Mae staff a gwirfoddolwyr yn deall eu rolau a'u cyfrifoldebau.

· Bydd gweithwyr gofal cymdeithasol yn cwblhau'r rhaglen sefydlu berthnasol sy’n ofynnol gan Gofal Cymdeithasol Cymru o fewn yr amserlenni sydd wedi’u diffinio yn ogystal ag unrhyw raglenni sefydlu sy’n benodol i’r gwasanaeth.

· Mae staff yn gallu cael gafael ar gopïau o unrhyw godau ymarfer perthnasol a chanllawiau ymarfer, gan gynnwys unrhyw rhai sydd wedi'i nodi gan Gofal Cymdeithasol Cymru. Bydd y safonau sydd yn y codau a'r canllawiau ymarfer hyn yn cael eu hyrwyddo'n frwd.

· Pan ddefnyddir staff asiantaeth, rhoddir cyflwyniad i’r gwasanaeth iddynt sy'n cynnwys, ond heb ei gyfyngu i’r canlynol:

o y datganiad o ddiben;

o polisïau a gweithdrefnau craidd;

o trefniadau rheoli.

· Mae staff yn cael eu goruchwylio yn eu rôl i i’w helpu i bwyso a mesur eu hymarfer a sicrhau eu bod yn cynnal safon eu cymhwysedd proffesiynol. Mae hyn yn cynnwys adborth am eu perfformiad gan unigolion sy'n defnyddio'r gwasanaeth.

· Mae staff yn cyfarfod â'u rheolwr llinell neu swyddog cyfatebol, neu aelod uwch o’r staff, ar gyfer goruchwyliaeth un-i-un neu oruchwyliaeth grŵp (lle bo'n briodol) o leiaf bob chwarter.

· Mae pob aelod o staff yn cael eu harfarnu bob blwyddyn a bydd hynny'n gyfle i roi adborth am eu perfformiad a nodi meysydd lle bydd angen hyfforddiant a datblygu er mwyn eu cynorthwyo yn eu rôl.

· Bydd anghenion hyfforddi, dysgu a datblygu ychwanegol aelodau unigol o'r staff yn cael eu nodi yn ystod mis cyntaf eu cyflogi, ac fe'u hadolygir drwy gyfrwng y broses oruchwylio ac arfarnu.

· Mae staff yn cael cymorth i ddilyn hyfforddiant, i ddysgu ac i ddatblygu i'w galluogi i gyflawni gofynion eu rôl a diwallu anghenion unigolion sy'n defnyddio'r gwasanaeth.

· Mae darparwyr gwasanaethau'n dadansoddi'r anghenion hyfforddi bob blwyddyn (neu cyn hynny os bydd angen) er mwyn sicrhau bod gan staff y sgiliau a'r cymhwysedd perthnasol i ddiwallu anghenion unigolion yn unol â’r datganiad o ddiben ar gyfer y gwasanaeth.

· Mae darparwyr gwasanaethau'n cadw cofnod ysgrifenedig o'r holl hyfforddiant a goruchwyliaeth, sy'n ofynnol a'r hyn sydd wedi'i gwblhau.

· Mae darparwyr gwasanaethau’n cynorthwyo'r holl staff i gwblhau, lle y bo hynny’n briodol:

o hyfforddiant craidd;

o cymwysterau angenrheidiol a fyddai'n eu galluogi i barhau i gyflawni eu rôl;

o hyfforddiant a gweithgarwch gofynnol ar gyfer datblygiad proffesiynol parhaus;

o hyfforddiant arall y tybir ei fod yn briodol gan y darparwr gwasanaethau;

o hyfforddiant craidd ac arbenigol y bydd Gofal Cymdeithasol Cymru'n nodi ei fod yn gyson â'u rôl.

Rheoliad 24

Cod

Gwybodaeth ar gyfer staff

24.—(1) Rhaid i’r darparwr gwasanaeth sicrhau y darperir gwybodaeth i bob person sy’n gweithio yn y gwasanaeth (gan gynnwys unrhyw berson y caniateir iddo weithio fel gwirfoddolwr) am y gwasanaeth a’r ffordd y caiff ei ddarparu.

(2) Rhaid i’r darparwr gwasanaeth sicrhau bod trefniadau yn eu lle i wneud staff yn ymwybodol o unrhyw godau ymarfer ynghylch y safonau ymddygiad a ddisgwylir oddi wrth weithwyr gofal cymdeithasol, y mae’n ofynnol i Ofal Cymdeithasol Cymru eu cyhoeddi o dan adran 112(1)(a) o Ddeddf 2016.

· Mae darparwyr gwasanaethau’n casglu gwybodaeth ac yn ei darparu ar gyfer y staff yn unol â'r datganiad o ddiben. Mae hyn yn cynnwys gwybodaeth am y materion a ganlyn–

o ethos a diwylliant y gwasanaeth;

o yr ymddygiad a ddisgwylir gan staff neu weithwyr eraill;

o rolau a chyfrifoldebau staff neu bobl eraill sy'n gweithio yn y gwasanaeth;

o polisïau a gweithdrefnau'r gwasanaeth;

o y gofynion o ran cadw cofnodion;

o cyfrinachedd a gofynion diogelu data;

o gweithdrefnau disgyblu;

o trefniadau ar gyfer rhoi gwybod am bryderon;

o trefniadau ar gyfer pobl yn gweithio ar eu pen eu hunain.

· Mae darparwyr gwasanaethau'n sicrhau bod staff yn gallu cael gafael ar y copïau diweddaraf o'r holl bolisïau, gweithdrefnau a chodau ymarfer, a'u bod yn eu deall. Maent yn sicrhau bod staff wedi darllen y rhain yn ystod y cyfnod sefydlu ac yn profi dealltwriaeth parhaus aelodau staff drwy eu goruchwylio ac adolygu eu perfformiad.

· Mae darparwyr gwasanaethau'n sicrhau bod staff yn cyflawni eu dyletswyddau'n unol â gofynion y polisïau a'r gweithdrefnau.

· Mae'r holl staff yn cael disgrifiad swydd ysgrifenedig sy'n datgan yn glir eu cyfrifoldebau, y dyletswyddau y disgwylir iddynt eu cyflawni ar y pryd a'u llinell atebolrwydd.

· Cynhelir cyfarfodydd staff rheolaidd (o leiaf chwe chyfarfod y flwyddyn), ac fe'u cofnodir gan gymryd camau priodol yn eu sgil.

Rheoliad 25

Cod

Gweithdrefnau disgyblu

25.—(1) Rhaid i’r darparwr gwasanaeth roi gweithdrefn ddisgyblu yn ei lle a’i gweithredu.

(2) Rhaid iʼr weithdrefn ddisgyblu gynnwys—

(a) darpariaeth ar gyfer atal dros dro, a chymryd camau gweithredu heb fod mor bell ag atal dros dro, gyflogai er budd diogelwch neu lesiant unigolion;

(b) darpariaeth bod methiant ar ran cyflogai i adrodd am achos o gam-drin, neu am amheuaeth o gam-drin, i berson priodol yn sail dros ganiatáu cychwyn achos disgyblu.

(3) At ddiben paragraff (2)(b), person priodol yw—

(a) y darparwr gwasanaeth,

(b) swyddog i’r rheoleiddiwr gwasanaethau,

(d) yn achos cam-drin neu amheuaeth o gam-drin plentyn, swyddog i’r Gymdeithas Genedlaethol er Atal Creulondeb i Blant, neu

(e) swyddog heddlu, yn ôl y digwydd.

· Mae gan ddarparwyr gwasanaethau weithdrefn ddisgyblu, yn unol â'r gyfraith cyflogaeth, i ymdrin â pherfformiad ac ymddygiad gweithiwr. Mae hyn yn cynnwys:

o gwybodaeth am yr hyn sy'n ymddygiad derbyniol ac annerbyniol a pha gamau a gymerir os bydd ymddygiad staff yn destun pryder.

o y trefniadau ar gyfer atal aelod o'r staff o'i waith (neu ei drosglwyddo i ddyletswyddau eraill) yn ystod cyfnod pan fydd honiad o gam-drin neu bryder difrifol ynghylch diogelwch neu les unigolion yn destun ystyriaeth neu ymchwiliad.

· Os oes amheuaeth am addasrwydd gwirfoddolwr i ymarfer, yn sgil unrhyw gamymddwyn honedig /diffyg gallu sy'n peri pryder, mae'r darparwr gwasanaeth yn cymryd camau priodol ac amserol. Er enghraifft, gallai hyn gynnwys:

o darparu hyfforddiant a goruchwyliaeth ychwanegol;

o defnyddio'r broses ddisgyblu yn anffurfiol i'r gwirfoddolwr lle bo hynny'n briodol.

o cyfeirio’r mater at y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd neu at yr heddlu, lle bo hynny’n briodol.

· Mae'r darparwr gwasanaethau yn sicrhau bod y staff yn ymwybodol o'r gweithdrefnau disgyblu ac unrhyw weithdrefnau cwyno, ac yn eu deall.

· Bydd adroddiad ysgrifenedig am unrhyw ymchwiliadau disgyblu a'r camau a gymerir yn cael ei gadw ar ffeil y gweithiwr yn unol â’r ddeddfwriaeth ar gyflogaeth a diogelu data.

1.6 Gofynion ar ddarparwyr gwasanaethau o ran mangre (Rhan 7)

Bwriad Rhan 7 o'r Rheoliadau yw rhestru'r hyn sy'n ofynnol gan ddarparwyr gwasanaethau er mwyn sicrhau bod y gwasanaeth yn cael ei ddarparu mewn lleoliad ac amgylchedd sy'n addas ar gyfer gweithrediad y gwasanaeth.

Rheoliadau 26

Cod

Gofyniad cyffredinol

26. Rhaid i’r darparwr gwasanaeth sicrhau bod y mangreoedd yn addas ar gyfer y gwasanaeth, gan roi sylw i’r datganiad o ddiben ar gyfer y gwasanaeth.

· Mae lleoliad, cynllun a maint y fangre yn addas ar gyfer y gwasanaeth sy'n cael ei ddisgrifio yn y datganiad o ddiben.

Rheoliad 27

Cod

Digonolrwydd mangreoedd

27. Rhaid i’r darparwr gwasanaeth sicrhau bod gan y mangreoedd a ddefnyddir ar gyfer gweithredu’r gwasanaeth gyfleusterau digonol ar gyfer—

(a) goruchwylio staff;

(b) storio cofnodion yn ddiogel.

· Mae gan ddarparwyr gwasanaethau le addas yn y fangre, fel ystafell gyfarfod a rennir, i sicrhau preifatrwydd ar gyfer goruchwylio staff.

· Mae cofnodion yn cael eu cadw'n ddiogel yn unol â gofynion deddfwriaethol.

1.7 Gofynion eraill ar ddarparwyr gwasanaethau (Rhan 8)

Bwriad Rhan 8 o'r Rheoliadau yw sicrhau bod unigolion yn cael eu gwarchod gan wasanaeth sy'n gweithio'n rhagweithiol i sicrhau eu bod yn cael cymorth ac i warchod eu hawliau drwy:

· gadw cofnodion cywir sydd ar gael iddynt hwy a'u cynrychiolwyr;

· cyfathrebu â'r cyrff rheoleiddio perthnasol ac asiantaethau statudol lle bydd pryderon a digwyddiadau arwyddocaol yn effeithio ar unigolion;

· sicrhau gwasanaeth agored a thryloyw drwy hybu polisi a gweithdrefn gwyno hawdd i bobl eu defnyddio;

· cefnogi staff i leisio pryderon am y gwasanaeth drwy weithdrefnau chwythu’r chwiban;

· medru dangos eu bod yn dysgu yn sgil pryderon a chwynion er mwyn gwella'r gwasanaeth.

Rheoliad 28

Cod

Cofnodion

28.—(1) Rhaid i’r darparwr gwasanaeth gadw a chynnal y cofnodion a bennir yn Rhan 1 o Atodlen 3.

(2) Rhaid i’r darparwr gwasanaeth—

(a) sicrhau bod cofnodion a bennir yn Rhan 1 o Atodlen 3 yn gywir ac yn gyfredol;

(b) cadw’r cofnodion yn ddiogel;

(d) rhoi’r cofnodion ar gael i’r rheoleiddiwr gwasanaethau ar gais;

(e) pan fo gorchymyn mabwysiadu wedi ei wneud mewn perthynas â phlentyn, gadw cofnodion sy’n ymwneud â’r plentyn a mabwysiadydd y plentyn am o leiaf 100 mlynedd o ddyddiad y gorchymyn mabwysiadu;

(f) pan fo gwasanaethau cymorth mabwysiadu yn cael eu darparu i unigolyn, gadw cofnodion sy’n ymwneud â’r unigolyn am o leiaf 100 mlynedd o ddyddiad y cofnod diwethaf;

(g) mewn achos nad yw’n dod o fewn is-baragraff (e) neu (f), gadw—

(i) cofnodion sy’n ymwneud ag oedolion am 3 blynedd o ddyddiad y cofnod diwethaf;

(ii) cofnodion sy’n ymwneud â phlant am 15 mlynedd o ddyddiad y cofnod diwethaf;

(h) sicrhau bod unigolion sy’n defnyddio’r gwasanaeth—

(i) yn gallu cael mynediad i’w cofnodion, a

(ii) yn cael eu gwneud yn ymwybodol eu bod yn gallu cael mynediad i’w cofnodion.

· Mae polisi a gweithdrefn ar waith ar gyfer cofnodi a rheoli cofnodion. Mae hyn yn cynnwys, ond nid yw’n gyfyngedig i’r canlynol:

o diben, fformat, cyfrinachedd a chynnwys ffeiliau, gan gynnwys storio diogel a mynediad at ffeiliau achos yn unol â’r rheoliadau;

o trefniadau ar gyfer awdurdodi mynediad at gofnodion yr achos mabwysiadu ac awdurdodi datgelu gwybodaeth am fabwysiadu;

o yr amgylchiadau lle gallai ddymuno trefnu bod cofnodion neu wybodaeth ar gael, o fewn ac oddi allan i’r gwasanaeth mabwysiadu, at ddibenion ei swyddogaethau fel gwasanaeth mabwysiadu;

o sut y dylai staff ddelio â cheisiadau am fynediad neu ddatgeliad o’r fath, a phwy sy’n cael y grym i’w hawdurdodi;

o y gofyn i’r darparwr gwasanaeth, cyn y gall drefnu bod cofnodion neu wybodaeth yn cael eu rhyddhau, gael cytundeb ysgrifenedig gan sawl y mae’r darparwr gwasanaeth yn dymuno datgelu’r cofnodion achos neu’r wybodaeth iddo y bydd yn eu cadw’n gyfrinachol. Nid yw’r gofyniad hwn yn cynnwys y plentyn na’r mabwysiadwr ond mae’n cynnwys unrhyw un arall o fewn neu oddi allan i’r darparwr gwasanaeth, hynny yw aelodau a gweithwyr y darparwr gwasanaeth ei hun ac aelodau o’i banel mabwysiadu.

· Mae'r staff yn ymwybodol o'r polisi ac yn deall yn glir y gweithdrefnau ar gyfer cofnodi a rheoli cofnodion. Mae hyn yn cynnwys hyfforddiant ym maes gwarchod gwybodaeth a'r camau i'w cymryd pan fydd perygl i wybodaeth bersonol gael ei datgelu.

· Mae darparwyr gwasanaethau'n cadw'r holl gofnodion sy'n ofynnol er mwyn amddiffyn unigolion a chynnal y gwasanaeth yn effeithiol yn unol â'r hyn a bennir yn Atodlen 3 o'r Rheoliadau.

· Mae pob cofnod yn cael ei gadw'n ddiogel, yn cael ei ddiweddaru a bydd trefn dda arno. Maent yn cael eu paratoi, eu cynnal a'u defnyddio yn unol â'r ddeddfwriaeth diogelu data a gofynion statudol eraill ac yn cael eu cadw am y cyfnod gofynnol fel y nodir yn rheoliad 28(2)(e) i (g).

· Mae cofnodion yn cael eu cadw'n ddiogel, gan gynnwys cofnodion electronig dan warchodaeth cyfrinair.

· Mae unigolion a staff yn cael gweld unrhyw gofnodion a'r wybodaeth a gedwir amdanynt gan y darparwyr gwasanaethau yn unol â gofynion cyfreithiol cyfredol.

· Mae’r darparwr gwasanaeth yn darparu’r holl wybodaeth berthnasol o’i ffeiliau achos, mewn modd amserol, i wasanaethau mabwysiadu rheoleiddiedig a gwasanaethau mabwysiadu awdurdodau lleol eraill y mae’n gweithio gyda nhw i drefnu bod gofal a chymorth yn cael ei ddarparu ar gyfer plentyn.

Rheoliad 29

Cod

Hysbysiadau

29.—(1) Rhaid i’r darparwr gwasanaeth hysbysu’r rheoleiddiwr gwasanaethau am y digwyddiadau a bennir ym mharagraffau 1 a 2 o Atodlen 4.

(2) Rhaid i’r darparwr gwasanaeth hysbysu’r awdurdod lleol ar gyfer yr ardal y mae’r plentyn wedi ei lleoli ar gyfer ei fabwysiadu ynddi am y digwyddiad a bennir ym mharagraff 1 o Atodlen 4.

(3) Rhaid i’r hysbysiadau sy’n ofynnol gan baragraffau (1) a (2) o’r rheoliad hwn gynnwys manylion y digwyddiad.

(4) Oni nodir fel arall, rhaid i hysbysiadau gael eu gwneud yn ddi-oed ac yn ysgrifenedig.

(5) Rhaid i hysbysiadau gael eu gwneud yn y modd a’r ffurf sy’n ofynnol gan y rheoleiddiwr gwasanaethau.

· Mae gan y darparwr gwasanaethau drefniadau addas ar waith i roi gwybod i reoleiddiwr y gwasanaeth a'r awdurdod lleol ar gyfer yr ardal y mae'r plentyn yn cael ei leoli i'w fabwysiadu ynddi am ddigwyddiadau a nodir yn Atodlen 4 y Rheoliadau.

· Mae hysbysiadau’n cael eu gwneud yn ddi-oed, o fewn 24 awr i’r digwyddiad fel arfer.

Rheoliad 30

Cod

Gwrthdaro buddiannau

30. Rhaid i’r darparwr gwasanaeth gael trefniadau effeithiol yn eu lle i nodi, cofnodi a rheoli achosion posibl o wrthdaro buddiannau.

· Mae darparwyr gwasanaethau yn cynnal systemau priodol ac yn cymryd pob cam rhesymol i sicrhau bod gwrthdaro gwirioneddol neu wrthdaro ymddangosiadol rhwng buddiannau'n cael eu nodi, eu hatal a'u cofnodi'n agored.

Rheoliad 31

Cod

Polisi a gweithdrefn gwyno

31.—(1) Rhaid i’r darparwr gwasanaeth gael polisi cwyno yn ei le a sicrhau bod y gwasanaeth yn cael ei weithredu yn unol â’r polisi hwnnw.

(2) Rhaid i’r darparwr gwasanaeth gael trefniadau effeithiol yn eu lle ar gyfer ymdrin â chwynion, gan gynnwys trefniadau ar gyfer—

(a) nodi cwynion ac ymchwilio iddynt,

(b) rhoi ymateb priodol i berson sy’n gwneud cwyn, os yw’n rhesymol ymarferol cysylltu â’r person hwnnw,

(d) cadw cofnodion sy’n ymwneud â’r materion yn is-baragraffau (a) i (c).

(3) Rhaid i’r darparwr gwasanaeth ddarparu crynodeb o gwynion, ymatebion ac unrhyw gamau gweithredu dilynol a gymerir i’r rheoleiddiwr gwasanaethau o fewn 28 o ddiwrnodau i gael cais i wneud hynny.

(4) Rhaid i’r darparwr gwasanaeth—

(a) dadansoddi gwybodaeth sy’n ymwneud â chwynion a phryderon, a

(b) gan roi sylw iʼr dadansoddiad hwnnw, nodi unrhyw feysydd iʼw gwella.

· Mae gan ddarparwyr gwasanaethau bolisi cwyno hawdd ei ddefnyddio sy'n cynnwys cam datrys anffurfiol, a bydd yn esbonio –

o pwy all wneud cwyn ac mewn perthynas â beth

o at bwy y dylid mynd i drafod pryder/cwyn

o sut y gellir helpu unigolion i wneud cwyn

o gwybodaeth am gael eiriolaeth annibynnol, os bydd ar gael

o sut ymdrinnir â chwynion

o camau ac amserlenni’r broses;

o sut i uwchgyfeirio pryder/cwyn at yr awdurdod sy'n lleoli neu'r awdurdod ardal, Comisiynydd Plant Cymru a/neu Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru.

· Mae'r polisi a’r gweithdrefnau mewn fformat hawdd ei ddarllen. Mae wedi'i hysbysebu’n dda, ac ar gael yn rhwydd ac yn hwylus i unigolion sy’n defnyddio’r gwasanaeth, eu teuluoedd, pobl eraill sy’n bwysig iddynt, ymwelwyr, staff a phobl eraill sy’n gweithio yn y gwasanaeth.

· Mae gwybodaeth am lwybrau cwyno eraill yn cael ei chynnwys i helpu achwynwyr os na fyddant yn fodlon ar y camau a gymerir gan y darparwr gwasanaethau. Er enghraifft, gwybodaeth am weithdrefn gwynion yr asiantaeth sy'n lleoli neu'r awdurdod ardal, Comisiynydd Plant Cymru a/neu Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru.

· Mae unigolion yn gallu cwyno yn ysgrifenedig neu ar lafar wrth y staff a dylid cydnabod y cwynion hyn oni fyddant yn ddienw.

· Mae staff yn ymwybodol o'r polisi cwyno ac yn deall sut mae ymateb yn briodol i gwynion.

· Mae darparwyr gwasanaethau yn sicrhau bod unrhyw sylwadau neu gwynion yn cael eu cydnabod, yn cael sylw'n ddi-oed a bod yr achwynydd yn cael gwybod am unrhyw ddatblygiadau.

· Rhoddir adroddiad ysgrifenedig i’r achwynydd yn nodi canlyniad y gŵyn ac unrhyw gamau i’w cymryd.

· Dylid cael cydsyniad (lle bo hynny'n ymarferol) cyn datgelu manylion am gwyn lle bo hynny'n angenrheidiol i alluogi ymchwiliad effeithiol, a sicrhau cyfrinachedd drwy gydol y broses gwyno oni fydd rhwymedigaethau proffesiynol neu statudol sy'n golygu na fyddai hyn yn bosibl, fel y rheini sy’n ymwneud â diogelu.

· Ni fydd unigolion yn wynebu unrhyw wahaniaethu nac anfantais oherwydd iddynt gyflwyno sylwadau neu gwynion, ac ni roddir y gorau i ddarparu gwasanaeth na chyfyngu ar y gwasanaeth a ddarperir yn sgil hynny ychwaith.

· Mae systemau ar waith i sicrhau bod pob cwyn yn cael ei hymchwilio yn unol â’r amserlenni sydd wedi’u nodi ym mholisi cwynion y darparwr gwasanaethau. Mae hyn yn cynnwys y canlynol:

o cynnal adolygiad i bennu lefel yr ymchwiliad a'r camau y bydd gofyn eu cymryd ar unwaith, gan gynnwys cyfeirio'r achos at yr awdurdodau priodol er mwyn cynnal ymchwiliad. Gallai hyn gynnwys rheoleiddiwr y gwasanaeth neu dimau diogelu'r awdurdod lleol.

o os gwelir bod meysydd lle mae angen gwella neu lle mae'r gwasanaeth yn methu, gweithredu ar y rhain ar unwaith.

· Bydd gan staff a phobl eraill sy'n ymwneud ag ymchwilio i gwynion y lefel gywir o wybodaeth a sgiliau i wneud hyn. Byddant yn deall proses gwyno'r darparwr gwasanaethau a byddant yn gyfarwydd ag unrhyw ganllawiau cyfredol cysylltiedig.

· Bydd cofnodion o gwynion yn cael eu cadw a'u monitro i nodi tueddiadau a meysydd risg lle y gall fod angen cymryd camau rhagataliol.

· Adroddir ynghylch y camau a gymerir i ymateb i gwynion fel rhan o'r trefniadau llywodraethu ar gyfer y gwasanaeth.

Rheoliad 32

Cod

Chwythuʼr chwiban

32.—(1) Rhaid i’r darparwr gwasanaeth gael trefniadau yn eu lle i sicrhau bod pob person sy’n gweithio yn y gwasanaeth (gan gynnwys unrhyw berson y caniateir iddo weithio fel gwirfoddolwr) yn gallu codi pryderon am faterion a all effeithio’n andwyol ar iechyd, diogelwch neu lesiant personau y darperir y gwasanaeth ar eu cyfer.

(2) Rhaid iʼr trefniadau hyn gynnwys—

(a) cael polisi chwythu’r chwiban yn ei le a gweithredu yn unol â’r polisi hwnnw, a

(b) sefydlu trefniadau i alluogi a chefnogi pobl sy’n gweithio yn y gwasanaeth i godi pryderon o’r fath.

(3) Rhaid i’r darparwr gwasanaeth sicrhau bod y trefniadau sy’n ofynnol o dan y rheoliad hwn yn cael eu gweithredu’n effeithiol.

(4) Pan godir pryder, rhaid i’r darparwr gwasanaeth sicrhau—

(a) yr ymchwilir iʼr pryder,

(b) y cymerir camau priodol yn dilyn ymchwiliad, ac

· Mae polisi chwythu'r chwiban ar waith. Mae hyn yn cynnwys:

o y drefn ar gyfer lleisio pryder;

o y dulliau diogelu sydd ar waith ar gyfer staff sy’n lleisio pryder;

o sut yr ymchwilir i bryderon.

· Mae staff yn gwybod sut mae mynegi pryderon ac wedi cael hyfforddiant ar sut mae gwneud hynny, a bydd systemau a chymorth ar gael i’w galluogi i wneud hyn.

· Dylid cael cydsyniad (lle bo hynny'n ymarferol) cyn datgelu manylion am bryder lle bo hynny'n angenrheidiol i alluogi ymchwiliad effeithiol, a sicrhau cyfrinachedd drwy gydol y broses gwyno oni fydd rhwymedigaethau proffesiynol neu statudol sy'n golygu na fyddai hyn yn bosibl, fel y rheini sy’n ymwneud â diogelu.

· Ni fydd unigolion sy'n defnyddio'r gwasanaeth yn wynebu unrhyw wahaniaethu nac anfantais yn sgil mynegi eu pryderon.

· Dilynir trywydd pob honiad o gam-drin a phob digwyddiad o gam-drin yn ddi-oed yn unol â pholisi a gweithdrefnau diogelu'r darparwr gwasanaethau a'r trefniadau diogelu lleol.

· Mae systemau ar waith i sicrhau bod pob cwyn yn cael ei hymchwilio yn unol â’r amserlenni sydd wedi’u nodi ym mholisi cwynion y darparwr gwasanaethau. Mae hyn yn cynnwys:

o cynnal adolygiad i bennu lefel yr ymchwiliad a'r camau y bydd gofyn eu cymryd ar unwaith, gan gynnwys cyfeirio'r achos at yr awdurdodau priodol er mwyn cynnal ymchwiliad. Gallai hyn gynnwys ceisio cyngor gan reoleiddiwr y gwasanaeth neu staff diogelu'r awdurdod lleol.

o os gwelir bod meysydd lle mae angen gwella neu lle mae'r gwasanaeth yn methu, gweithredu ar y rhain ar unwaith.

o sicrhau bod gan staff a phobl eraill sy'n ymwneud ag ymchwilio i bryderon y lefel gywir o wybodaeth a sgiliau. Dylent ddeall y prosesau sy’n ymwneud â diogelu ac ymateb i bryderon.

· Mae cofnodion o gwynion yn cael eu cadw a'u monitro i nodi tueddiadau a meysydd risg lle y gall fod angen cymryd camau. Mae camau a gymerir wrth ymateb i chwythu'r chwiban yn cael eu hadrodd o fewn y trefniadau llywodraethu.

Pennod 2: Gofynion ar rheolwyr (Rhannau 9 i 12)

Mae rhannau 9 i 12 o'r Rheoliadau yn disgrifio cyfrifoldebau'r rheolwr a benodwyd gan y darparwr gwasanaeth i fod yn gyfrifol am reoli'r gwasanaeth.

Maent yn cynnwys cyfrifoldebau yn ymwneud â:

· goruchwylio digonolrwydd adnoddau;

· cyflwyno adroddiadau i'r darparwr gwasanaethau;

· sicrhau bod systemau yn eu lle i gofnodi digwyddiadau a chwynion a chadw cofnodion

· sicrhau bod polisïau a gweithdrefnau yn gyfredol.

Rhaid i'r rheolwr osod trefniadau priodol ar gyfer ymwneud ag unigolion a staff, ac mae'n gyfrifol am drefnu adolygiadau o ansawdd y gwasanaeth.

2.1 Gofynion ar reolwyr er mwyn sicrhau bod y gwasanaeth yn cael ei oruchwylio'n effeithiol (Rhan 9)

Rheoliad 33

Cod

Goruchwylio digonolrwydd adnoddau

33.—(1) Rhaid i’r rheolwr adrodd i’r darparwr gwasanaeth am ddigonolrwydd yr adnoddau sydd ar gael i ddarparu’r gwasanaeth yn unol â gofynion y Rheoliadau hyn.

(2) Rhaid i adroddiadau o’r fath gael eu gwneud yn chwarterol.

· Mae gan y rheolwr systemau a phrosesau ar waith sy'n darparu gwybodaeth am wasanaeth mabwysiadu awdurdod lleol ac unrhyw feysydd lle y gall fod angen arsylwi/ystyriaeth fwy gofalus a/neu wella. Mae hyn yn cynnwys, ond heb fod yn gyfyngedig i'r canlynol:

o trosiant staff;

o lefelau salwch staff;

o cwynion;

o materion diogelu;

o adroddiadau arolygu gan reoleiddiwr y gwasanaeth;

o canlyniadau arolygiadau a/neu adroddiadau gan yr Awdurdod Gweithredol Iechyd a Diogelwch a'r gwasanaeth tân.

· Mae gan y rheolwr drefniadau addas i rybuddio pennaeth y gwasanaeth ac uwch swyddogion perthnasol eraill (yn yr awdurdod lleol) ar unwaith os yw’r gwasanaeth:

o yn methu â chydymffurfio â pholisïau a gweithdrefnau;

o yn methu cyflawni neu roi sylw i faterion a godwyd mewn adroddiadau arolygu neu os na all wneud hynny;

o yn darparu gwasanaeth nad yw wedi'i gynnwys yn y datganiad o ddiben.

Rheoliad 34

Cod

Adroddiadau eraill i’r darparwr gwasanaeth

34. Rhaid i’r rheolwr, yn ddi-oed, adrodd i’r darparwr gwasanaeth—

(a) am unrhyw bryderon ynghylch darparu’r gwasanaeth,

(b) am unrhyw newidiadau sylweddol i’r ffordd y caiff y

gwasanaeth ei reoli neu ei ddarparu, ac

· Mae'r rheolwr yn sicrhau bod trefniadau addas ar waith i roi gwybod i’r darparwr gwasanaethau yn unol â gofynion Rheoliadau 34 a 39(4).

· Mae gan yr rheolwr system ar waith i gyflwyno adroddiadau i'r darparwr gwasanaethau sy'n adlewyrchu'n gywir ansawdd a pherfformiad y gwasanaeth yn gyffredinol. Mae hyn yn cynnwys trefniadau i’r rheolwr roi adborth ac i roi gwybod am unrhyw faterion brys y mae gofyn cymryd camau yn eu cylch ar unwaith. Mae hyn yn cynnwys, ond nid yw’n gyfyngedig i’r canlynol:

o marwolaeth annisgwyl neu heb esboniad unigolyn sy'n defnyddio'r gwasanaeth;

o argyfwng naturiol;

o afreoleidd-dra ariannol;

o pryderon sylweddol a godwyd gan reoleiddiwr y gwasanaeth neu awdurdod lleol arall;

o unrhyw ddigwyddiad, sy'n effeithio ar y staff sydd ar gael.

Rheoliad 35

Cod

Ymgysylltu ag unigolion ac eraill

35.—(1) Rhaid i’r rheolwr roi trefniadau addas yn eu lle ar gyfer cael safbwyntiau—

(a) unigolion,

(b) unrhyw gynrychiolwyr i’r unigolion hynny,

(d) unrhyw awdurdod lleol arall neu awdurdod lleol yn Lloegr,

ar ansawdd y cymorth a ddarperir a sut y gellir gwella hyn.

(2) Rhaid i’r rheolwr adrodd am y safbwyntiau a geir er mwyn i’r safbwyntiau hyn allu cael eu hystyried gan y darparwr gwasanaeth wrth wneud unrhyw benderfyniadau ar gynlluniau ar gyfer gwella ansawdd y cymorth a ddarperir gan y gwasanaeth.

· Mae gan y rheolwr drefniadau addas i alluogi adborth ar bob agwedd ar y gwasanaeth a ddarperir a sicrhau bod y trefniadau hyn yn hygyrch, ac yn ystyried safbwyntiau pob un o’r rheini a restrir o dan reoliad 35(1).

· Mae'r rheolwr yn sicrhau bod y dulliau a ddefnyddir i gysylltu a chael barn yr unigolion hynny sy’n defnyddio’r gwasanaeth yn briodol i’w hoed, lefel eu dealltwriaeth ac yn ystyried eu cyflwr penodol a/neu unrhyw anghenion o ran cyfathrebu.

· Mae gan y rheolwr berthynas gadarnhaol â phobl y tu allan i'r gwasanaeth, a bydd ar gael yn hwylus i’r bobl hynny. Mae hyn yn cynnwys, ond nid yw’n gyfyngedig i’r canlynol:

o teuluoedd neu gynrychiolwyr enwebedig;

o unrhyw awdurdod lleol arall neu awdurdod lleol yn Lloegr.

o rheoleiddwyr;

o cyrff proffesiynol.

2.2 Gofynion ar reolwyr er mwyn sicrhau bod y gwasanaeth yn cydymffurfio (Rhan 10)

Rheoliad 36

Cod

Dyletswydd i sicrhau bod systemau yn eu lle i gofnodi digwyddiadau a chwynion

36. Rhaid i’r rheolwr sicrhau bod systemau effeithiol yn eu lle i gofnodi digwyddiadau, cwynion a materion y mae rhaid gwneud hysbysiadau yn eu cylch yn unol â rheoliad 29.

· Mae'r rheolwr yn sicrhau bod trefniadau addas ar waith ar gyfer cofnodi'r materion a restrir yn Rheoliad 29.

· Bydd gan y rheolwr systemau a phrosesau ar waith i sicrhau bod unrhyw gofnodion yn glir a chywir ac yn cael eu cadw’n ddiogel.

Rheoliad 37

Cod

Dyletswydd i sicrhau bod systemau yn eu lle ar gyfer cadw cofnodion

37. Rhaid i’r rheolwr sicrhau bod systemau effeithiol yn eu lle mewn perthynas â’r cofnodion, sy’n cynnwys systemau ar gyfer sicrhau bod cofnodion yn gywir ac yn gyflawn, y mae rhaid eu cadw yn unol â rheoliad 28.

· Os bydd y cofnodion yn cael eu storio’n electronig, byddant yn ddiogel a bydd gan y staff godau mynediad unigol sy'n creu trywydd archwilio clir a fydd yn dangos pwy sydd wedi cofnodi gwybodaeth ac wedi diwygio.

Rheoliad 38

Cod

Dyletswydd i sicrhau bod polisïau a gweithdrefnau yn gyfredol

38. Rhaid i’r rheolwr roi trefniadau addas yn eu lle i sicrhau bod polisïau a gweithdrefnau’r darparwr gwasanaeth yn cael eu cadw’n gyfredol, gan roi sylw i’r datganiad o ddiben ar gyfer y gwasanaeth.

· Mae'r rheolwr yn sicrhau bod trefniadau addas ar waith i adolygu polisïau a gweithdrefnau yn unol â rheoliad 10.

· Mae'r rheolwr yn sicrhau bod trefniadau addas ar waith fel bod staff yn gallu cael gafael ar y polisïau a'r gweithdrefnau i'w helpu i sicrhau'r canlyniadau gorau posibl i unigolion, a'u bod yn gwybod am y polisïau a'r gweithdrefnau hynny ac yn eu deall.

2.3 Gofynion ar reolwyr er mwyn monitro, adolygu a gwella ansawdd y gwasanaeth (Rhan 11)

Rheoliad 39

Cod

Adolygiad o ansawdd y gwasanaeth

39.—(1) Rhaid i’r rheolwr roi trefniadau addas yn eu lle i sefydlu a chynnal system ar gyfer monitro, adolygu a gwella ansawdd y gwasanaeth.

(2) Rhaid i’r system a sefydlir o dan baragraff (1) wneud darpariaeth i ansawdd y gwasanaeth gael ei adolygu mor aml ag sy’n ofynnol ond o leiaf bob 6 mis.

(3) Fel rhan o unrhyw adolygiad a gynhelir, rhaid i’r rheolwr wneud trefniadau ar gyfer—

(a) ystyried canlyniad yr ymgysylltiad ag unigolion ac eraill, fel sy’n ofynnol gan reoliad 35 (ymgysylltu ag unigolion ac eraill);

(b) dadansoddi’r data cyfanredol ar ddigwyddiadau, digwyddiadau hysbysadwy, materion diogelu, chwythu’r chwiban, pryderon a chwynion;

(d) ystyried canlyniad unrhyw archwiliad o gywirdeb a chyflawnrwydd cofnodion.

(4) Ar ôl cwblhau adolygiad o ansawdd y gwasanaeth yn unol â’r rheoliad hwn, rhaid i’r rheolwr lunio adroddiad i’r darparwr gwasanaeth y mae rhaid iddo gynnwys—

(a) asesiad o safon y cymorth a ddarperir, a

(b) argymhellion ar gyfer gwella’r gwasanaeth.

· Mae gan yr rheolwr drefniadau addas ar waith i asesu, monitro a gwella ansawdd a diogelwch y gwasanaeth. Mae hyn yn cynnwys, ond nid yw’n gyfyngedig i’r canlynol:

o casglu a dadansoddi'r adborth gan y rheini a restrir o dan rheoliad 35(1);

o materion a gwersi a ddysgwyd wrth ddadansoddi cwynion a materion diogelu;

o patrymau a thueddiadau a nodwyd drwy ddadansoddi hysbysiadau, materion diogelu, pryderon a chwynion chwythu'r chwiban;

o canlyniad unrhyw adroddiadau arolygu gan reoleiddwyr;

o archwiliadau o gyfrifon.

· Mae'r rheolwr yn sicrhau bod y systemau a'r prosesau archwilio ar gyfer monitro ac adolygu'r gwasanaeth yn rhoi sicrwydd bod gwasanaeth o ansawdd uchel yn cael ei ddarparu.

· Bydd gan y rheolwr drefniadau addas i sicrhau bod y systemau a'r prosesau'n cael eu hadolygu'n barhaus i sicrhau eu bod yn galluogi'r rheolwr i weld ymhle y mae neu y gallai rhywbeth amharu ar ansawdd a/neu ddiogelwch gwasanaethau ac i alluogi ymateb prydlon priodol.

· Mae gan yr rheolwr drefniadau addas ar waith i sicrhau y gwrandewir ar yr holl adborth, y caiff ei gofnodi ac yr ymatebir iddo fel sy’n briodol.

· Mae gan yr rheolwr drefniadau addas ar waith i sicrhau bod meysydd dysgu yn sgil cwynion, diogelu a chwythu’r chwiban yn cael eu rhannu â'r staff i wella'r gwasanaeth ac i annog arferion diogel a thosturiol ym maes cymorth.

· Mae'r rheolwr yn sicrhau bod gwybodaeth yn cael ei dadansoddi a bod argymhellion yn cael eu gwneud i'r darparwr gwasanaethau ynghylch sut ac ymhle y gellir gwella ansawdd a diogelwch y gwasanaeth.

2.4 Gofynion eraill ar reolwyr (Rhan 12)

Rheoliad 40

Cod

Cymorth ar gyfer codi pryderon

40. Rhaid i’r rheolwr sicrhau y cydymffurfir â pholisi chwythu chwiban y darparwr gwasanaeth a bod y trefniadau i alluogi a chefnogi pobl sy’n gweithio yn y gwasanaeth i godi pryderon o’r fath yn cael eu gweithredu’n effeithiol.

· Mae'r rheolwr yn sicrhau bod trefniadau addas ar waith ar gyfer y canlynol:

o staff ac unigolion i fod yn ymwybodol o'r polisi chwythu’r chwiban ac yn ei ddeall;

o staff yn deall na fydd cyflenwi gwasanaethau gwael na diffyg pryder am les unigolion yn cael ei oddef, a'u bod yn cael eu hannog a'u cefnogi i dynnu sylw at faterion sy'n destun pryder;

o sicrhau bod staff yn deall bod croeso ac anogaeth iddynt fynegi pryderon, ac na fydd hynny'n cael ei anwybyddu.

Rheoliad 41

Dyletswydd gonestrwydd

41. Rhaid i’r rheolwr weithredu mewn ffordd agored a thryloyw gydag—

(a) unigolion, a

(b) unrhyw gynrychiolwyr i’r unigolion hynny.

Pennod 3: Gofynion eraill ar ddarparwyr gwasanaethau a mân ddiwygiadau (Rhannau 13 ac 14)

Rheoliad 42

Cod

Darpar fabwysiadwyr a mabwysiadwyr a gymeradwywyd

42. Rhaid i’r darparwr gwasanaeth—

(a) bod â chynlluniau ysgrifenedig ar ei strategaeth i recriwtio nifer digonol o fabwysiadwyr;

(b) bod â chynlluniau cynhwysfawr ar gyfer prosesau paratoi a chymeradwyo ar gyfer mabwysiadwyr yn ei bolisïau a’i weithdrefnau;

(i) y polisi a’r gweithdrefnau mewn cysylltiad â’r broses fabwysiadu;

(ii) trefniadau ar gyfer asesu’r gwasanaethau cymorth mabwysiadu a’u darparu;

(iii) Cofrestr Fabwysiadu Cymru ac unrhyw gofrestr fabwysiadu genedlaethol berthnasol arall;

(iv) trefniadau lleol a rhanbarthol;

(d) darparu cynhorthwy pan amharwyd ar leoliad neu pan fo perygl y bydd hynny’n digwydd, sy’n cynnwys defnyddio cyfryngu a chyfarfodydd.

· Mae gan ddarparwyr gwasanaethau gynlluniau ysgrifenedig ar gyfer gweithredu a gwerthuso strategaethau effeithiol i recriwtio digon o fabwysiadwyr i ddiwallu anghenion yr ystod o blant sy’n aros i gael eu mabwysiadu’n lleol.

· Mae gan ddarparwyr gwasanaethau wybodaeth ysgrifenedig glir am y broses baru, cyflwyno a lleoli, yn ogystal ag unrhyw gymorth y bydd ei angen ar ddarpar fabwysiadwyr neu fabwysiadwyr sydd wedi’u cymeradwyo, i hwyluso hyn.

· Mae darparwyr gwasanaethau yn trefnu bod y meini prawf cymhwystra, gwybodaeth am ddod yn rhiant mabwysiadol, a’r hyn sy’n ddisgwyliedig gan fabwysiadwyr ar gael.

· Mae gan ddarparwyr gwasanaethau drefniadau ar waith ar gyfer adegau pan fydd rhywbeth yn amharu ar y lleoliad neu’r mabwysiadu, ac maent yn darparu cymorth i’r rhai yr effeithiwyd arnynt.

[1] Ystyr “awdurdod lleol” yw cyngor sirol neu gyngor bwrdeistref sirol yng Nghymru fel y’i rhoddir yn adran 189 o’r Ddeddf.

[2] Mae adran 3(4) o'r Ddeddf yn darparu y gall awdurdod lleol ddarparu unrhyw un o'r cyfleusterau gofynnol drwy sicrhau eu darpariaeth gan (a) gymdeithasau mabwysiadu cofrestredig, neu (b) unrhyw berson arall sydd o fewn disgrifiad a ragnodir gan reoliadau o bersonau all ddarparu'r cyfleusterau dan sylw. Mae "cyfleusterau" yn cynnwys gwneud trefniadau ar gyfer darparu gwasanaethau cymorth mabwysiadu (a.3(2)(b)). Mae Rheoliad 5 o Reoliadau Gwasanaethau Cymorth Mabwysiadu (Awdurdodau Lleol) (Cymru) 2005 yn rhagnodi, at ddibenion adran 3(4)(b), bersonau eraill ac eithrio gwasanaethau mabwysiadu cofrestredig a all ddarparu'r cyfleusterau gofynnol.

[4] (1) Diffinnir “the 2014 Act” (“Deddf 2014”) yn adran 2(5) o’r Ddeddf fel Deddf Gwasanaethau Cymdeithasol a Llesiant (Cymru) 2014 (dccc 4).

(2) 2005 p. 9.

Term	Ystyr
Deddf 2016	Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016
Deddf 2014	Deddf Gwasanaethau Cymdeithasol a Llesiant (Cymru) 2014
Y Ddeddf	Deddf Mabwysiadu a Phlant 2002
Gwasanaethau cymorth mabwysiadu	Mae gan y term hwn yr ystyr a roddir yn adran 2(6) o'r Ddeddf a rheoliad 3 o Reoliadau Gwasanaethau Cymorth Mabwysiadu (Awdurdodau Lleol) (Cymru) 2005, yn yr ystyr: a) Dan y Ddeddf, ystyr gwasanaethau cymorth mabwysiadu yw: i. Cwnsela, cyngor a gwybodaeth, ac ii. Unrhyw wasanaethau eraill a ragnodir gan reoliadau b) Dan Reoliadau Gwasanaethau Cymorth Mabwysiadu (Awdurdodau Lleol) (Cymru) 2019, mae gwasanaeth cymorth mabwysiadu yn cynnwys: i. Cymorth ariannol sy'n daladwy i'r rhiant mabwysiadol dan rai amgylchiadau; ii. gwasanaethau i alluogi grwpiau o blant mabwysiadol, rhieni mabwysiadol a rhieni geni plentyn mabwysiadol i drafod materion sy’n ymwneud â mabwysiadu; iii. cynhorthwy i blant mabwysiadol, rhieni mabwysiadol, rhieni geni plentyn mabwysiadol a phersonau perthynol mewn perthynas â threfniadau ar gyfer cyswllt rhwng plentyn mabwysiadol a rhiant geni neu berson perthynol i’r plentyn mabwysiadol; iv. gwasanaethau y gellir eu darparu i deulu mabwysiadol mewn perthynas ag anghenion therapiwtig plentyn mabwysiadol; v. cynhorthwy at ddiben sicrhau bod y berthynas rhwng plentyn a rhiant mabwysiadol y plentyn yn parhau, gan gynnwys: o hyfforddiant ar gyfer y rhiant mabwysiadol at ddiben diwallu unrhyw anghenion arbennig y plentyn, vi. gofal seibiant; cynhorthwy pan amharwyd ar drefniant neu leoliad mabwysiadu neu pan fo perygl y bydd hynny yn digwydd, gan gynnwys— a. cyfryngu; b. trefnu a chynnal cyfarfodydd i drafod achosion o amharu ar leoliadau mabwysiadu;
Awdurdod ardal	Yr awdurdod lleol yng Nghymru^{^[1]} neu’r awdurdod lleol yn Lloegr ar gyfer yr ardal y mae’r plentyn wedi’i lleoli ynddi, neu y bydd yn cael ei leoli ynddi, os yw hwn yn wahanol i’r awdurdod sy’n lleoli.
Cynllun gofal a chymorth	Cynllun a roddir ar waith gan yr awdurdod lleol o dan adran 54 neu adran 83 o Ddeddf 2014.
Gwasanaeth mabwysiadu awdurdod lleol	Awdurdod lleol yn cyflawni'r swyddogaethau o dan y Ddeddf, sef gwneud neu gymryd rhan mewn trefniadau ar gyfer mabwysiadu plant neu ddarparu gwasanaethau cymorth mabwysiadu.
Darparwyr gwasanaethau awdurdodau lleol	Yr awdurdod lleol sy'n darparu'r gwasanaeth mabwysiadu awdurdod lleol. Cyfeirir atynt fel 'darparwyr gwasanaethau'.
Cynrychiolydd	Unrhyw un sydd â'r awdurdod cyfreithiol, neu gydsyniad yr unigolyn i weithredu ar ran yr unigolyn.
Staff	· Pobl a gyflogir gan yr awdurdod lleol i weithio yn y gwasanaeth fel gweithiwr cyflogedig neu weithiwr (yn unol â'r ystyr yn adran 230 o Ddeddf Hawliau Cyflogaeth 1996); · Pobl a gymerir ymlaen gan yr awdurdod lleol o dan gontract ar gyfer gwasanaethau; · Nid yw hyn yn cynnwys pobl y caniateir iddynt weithio fel gwirfoddolwyr.
Cymorth	Lle defnyddir mewn perthynas â'r cymorth a ddarperir i unigolyn (yn unol â'r diffiniad isod), mae cymorth yn cynnwys: (a) y cymorth y mae gofyn i wasanaeth mabwysiadu awdurdod lleol ei ddarparu i unigolion wrth drefnu mabwysiadu neu ar ôl trefnu mabwysiadu yn unol â Rheoliadau Asiantaethau Mabwysiadu (Cymru) 2005 neu Reoliadau Mynediad i Wybodaeth (Mabwysiadu Ôl-gychwyn) (Cymru) 2005, neu (b) y gwasanaethau cymorth mabwysiadu y mae awdurdod lleol yn eu darparu neu'n trefnu eu darparu^{^[2]}.
Yr unigolyn	Os nad yw’r cyd-destun yn awgrymu fel arall, ystyr ‘yr unigolyn’ yw: (a) plentyn a all gael ei fabwysiadu ac unrhyw riant neu warcheidwad i’r plentyn hwnnw; (b) person sy’n dymuno mabwysiadu plentyn; (c) person mabwysiedig ac unrhyw riant, rhiant geni neu gyn-warcheidwad sy'n derbyn cymorth o'r math y mae gofyn i wasanaeth mabwysiadu awdurdod lleol ei ddarparu yn unol â Rheoliadau Asiantaethau Mabwysiadu (Cymru) 2005 neu Reoliadau Mynediad i Wybodaeth (Mabwysiadu Ôl-gychwyn) (Cymru) 2005, neu (d) unrhyw berson sy’n derbyn gwasanaethau cymorth mabwysiadu.
Anghenion yr unigolyn	Anghenion yr unigolyn am gymorth gan wasanaethau mabwysiadu awdurdod lleol.
Y Rheoliadau	Rheoliadau Gwasanaethau Mabwysiadu Awdurdodau Lleol (Cymru) 2019
Rheoleiddiwr y gwasanaeth	Arolygiaeth Gofal Cymru (‘AGC’) yn gweithredu ar ran Gweinidogion Cymru wrth arfer eu swyddogaethau rheoleiddio.
Datganiad o ddiben	Y datganiad o ddiben ar gyfer y man y darperir y gwasanaeth ynddo, ohono neu mewn cysylltiad ag ef. Yr wybodaeth y mae'n rhaid ei darparu yn unol ag Atodlen 1 y Rheoliadau ar gyfer y man y darperir y gwasanaeth ohono.

Rhaglith

Strwythur y cod ymarfer

Eiriolaeth